Zgodnie z ustawą o systemie oświaty  organ  prowadzący koordynuje organizację dożywiania uczniów w prowadzonych szkołach. Do roku 2005 w szkołach prowadzonych przez Miasto i Gminę Prabuty funkcjonowało pięć niezależnych stołówek szkolnych. Kuchnie, w których przygotowywane były posiłki wymagały dużych nakładów na remont i wyposażenie. Ustawowe wprowadzenie nowych zasad naliczania opłat za posiłki w stołówkach szkolnych oraz ciągle wzrastające wymogi sanitarne dotyczące żywienia zbiorowego były kolejnymi argumentami za tym, aby poszukać rozwiązania systemowego, które pozwoli na racjonalne wykonywanie usługi, jednakowo dobrej we wszystkich szkołach. Malejąca liczba dzieci, szczególnie w szkołach wiejskich zagrażała obniżeniem  jakości dożywiania uczniów.

Dzięki przemyślanej polityce kadrowej przekształcenie nie pociągało za sobą kosztów społecznych, w szczególności odpraw pieniężnych związanych ze zwolnieniami pracowników. Przygotowanie i przeprowadzenie zmiany zasad funkcjonowania stołówek szkolnych w Mieście i Gminie Prabuty w latach 2005 - 2006 wymagało współpracy osób pracujących w obszarach: oświaty, pomocy społecznej, służb sanitarnych i budowlanych, obsługi prawnej. Cały proces był koordynowany przez pracowników Urzędu Miasta i Gminy Prabuty. Przekształcenie zostało poprzedzone konsultacjami społecznymi, uzyskało akceptację radnych Rady Miejskiej, dyrektorów szkół i związków zawodowych zrzeszających pracowników oświaty.

Etap przygotowawczy przedsięwzięcia trwał 6 miesięcy.

I. Etap pierwszy: rok 2005. Przygotowanie projektu przekształcenia funkcjonowania stołówek szkolnych w Mieście i Gminie Prabuty. Zebranie danych wyjściowych do przeprowadzenia postępowania przetargowego na prowadzenie zadania pod nazwą:

a) Rozeznanie uwarunkowań prawnych,

b) Rozpoznanie kosztów, w tym kosztów osobowych i rzeczowych w poszczególnych budżetach szkół,

c) Rozpoznanie potrzeb w zakresie liczby uczniów objętych dożywianiem, w zakresie jakości posiłków, wyboru kuchni centralnej i logistyki dostarczania posiłków do pozostałych szkół,

d) Rozpoznanie możliwości zatrudnienia pracowników kuchni,

e) Przeprowadzenie konsultacji na temat całego projektu, w tym spraw pracowniczych, rozwiązań technicznych z Radą Miejską, dyrektorami szkół, pracownikami MGOPS w Prabutach i związkami zawodowymi.

f) Przeprowadzenie przetargu w celu wyłonienia najkorzystniejszej oferty i zawarcia umowy z wykonawcą usługi na okres jednego roku.

II. Etap drugi: rok 2006. Modernizacja kuchni centralnej celem poprawy zaplecza technicznego kuchni centralnej. Przeprowadzenie kolejnego postępowania przetargowego na dożywianie uczniów na kolejne trzy lata.

a) Opracowanie koncepcji rozwiązań projektowych kuchni centralnej (konieczność adaptacji pomieszczeń mieszkalnych na potrzeby kuchni, uzgodnienia warunków sanitarno-epidemiologicznych pomieszczeń kuchennych, ustalenie technicznego wyposażenia kuchni wraz z zapleczem, wykorzystując sprzęt będący w pozostałych szkołach, rozdzielenie instalacji szkolnych dla potrzeb kuchni, stworzenie rozwiązań technicznych umożliwiających dystrybucję posiłków poza kuchnię centralną).

b) Wykonanie dokumentacji projektowo - kosztorysowej na modernizację kuchni centralnej wraz z zapleczem i przeprowadzenie przetargu na wyłonienie wykonawcy robót.

c) Przygotowanie postępowania przetargowego na wyłonienie Wykonawcy usługi dożywiania uczniów na kolejne trzy lata. W wyniku ewaluacji pracy stołówek przez ostatni roku, zmieniono zapisy specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie sposobu realizacji usługi, modernizacja kuchni centralnej przy Szkole Podstawowej w Prabutach oraz zawarcie umowy na dożywianie dzieci na kolejne trzy lata.

Nowatorskim, jak na rok 2005, było stworzenie jednej centralnej kuchni, która obsługiwała większość placówek oświatowych. Także zastosowanie tzw. outsorcingu miało na celu poprawienie jakości zarządzania usługą poprzez przejrzyste planowanie, realizację i kontrolę. W wyniku przeprowadzonych zmian nie ponieśliśmy kosztów społecznych (zwolnień pracowników).  Przedsiębiorca wyłoniony w drodze przetargu miał obowiązek zatrudnienia większości pracowników kuchni szkolnych, a pozostali pracownicy objęci przekształceniem zajęli wolne miejsca pracowników obsługi szkół. Realnie obniżono koszty osobowe, ponieważ nie było potrzeby utworzenia nowych miejsc pracy w oświacie. Obniżenie kosztów funkcjonowania wszystkich kuchni w placówkach oświatowych pozwoliło na pozyskanie środków na modernizację kuchni centralnej. Na centralną została wybrana kuchnia w szkole z największą liczbą uczniów, usytuowana w najlepszym miejscu pod  względem odległości do innych szkół i zaplecza technicznego. Wprowadzenie zmian w funkcjonowaniu stołówek szkolnych pozwoliło na skuteczne monitorowanie jakości zleconej usługi. Zmiana wizerunku stołówek szkolnych zachęciła uczniów i ich rodziców do korzystania z dożywiania w szkołach, co korzystnie wpłynęło na sposób odżywiania dzieci.

Do chwili zmiany zasad funkcjonowania stołówek w szkołach, nadzór nad prowadzeniem dożywiania mieli dyrektorzy szkół, którzy zabezpieczali środki finansowe, zatrudniali pracowników obsługi oraz nadzorowali jakość posiłków w szkołach. Rola samorządu sprowadzała się tylko do zatwierdzania i zabezpieczania środków finansowych, bez możliwości bezpośredniego wpływu na jakość posiłków, koszty utrzymania stołówek i wiele innych rozwiązań. W naszej gminie rola zarządzania oświatą sprowadza się wprowadzania rozwiązań systemowych, które mają wprowadzić trwałe zmiany poprawiające jakość usługi edukacyjnej. Od dyrektorów szkół samorząd oczekuje skoncentrowania swoich działań na jak najlepszej realizacji działań edukacyjno-wychowawczych. Prowadzenie  zadań, w tym także organizacja dowozu dzieci, inwestycji oświatowych, czy dożywiania dzieci na poziomie samorządu.

Osiągnięte korzyści finansowe: około 200.000,00 zł w skali roku (oszczędność na kosztach osobowych wynikająca z zatrudnienia pracowników kuchni oraz utrzymania obiektów).

Osiągnięte korzyści niematerialne:

• a) osiągnięcie rozwiązania systemowego poprawiającego jakość prowadzonej usługi,
• b) zdjęcie obowiązku organizacji dożywiania uczniów z dyrektorów szkół,
• c) stały monitoring jakości posiłków,
• d) osiągnięcie transparentnych zasad planowania i kontroli budżetowej prowadzonego zadania,
• e) stworzenie dostępności do usługi osobom zainteresowanym.

        a) modernizacja kuchni centralnej - 260.000,00 zł,

        b) doposażenie kuchni i stołówki -   30.000,00 zł.

Projekt nie narusza zasad równego traktowania kobiet i mężczyzn w przedstawionym projekcie. Oświata jest dziedziną, którą w większości zajmują się kobiety, wśród stanowisk kierowniczych, pracowników administracji, nauczycieli szanse płci są wyrównane i nie zauważono dominacji którejkolwiek grupy. Projekt odzwierciedla także strukturę uczniowską pod kątem płci, ponieważ do szkół uczęszczają wszyscy młodzi ludzie w danej grupie wiekowej.

Podczas planowania prezentowanego rozwiązania należy przeanalizować koszty osobowe i materialne oraz aspekty społeczne. Dobrym rozwiązaniem jest powołanie zespołu składającego się z przedstawicieli środowisk bezpośrednio odpowiedzialnych za organizację dożywiania uczniów w szkołach.

Trzeba przekonać wszystkie zainteresowane środowiska do słuszności planowanych zmian. W przypadku modernizacji istniejącego obiektu konieczne jest uzyskanie właściwych uzgodnień dotyczących planowanych rozwiązań sanitarnych i budowlanych.

Należy na bieżąco monitorować i kontrolować realizację usługi oraz wykorzystywać wnioski pokontrolne w postępowaniach przetargowych na kolejne lata.

Niezbędne jest prowadzenie bieżącej analizy potrzeb w zakresie organizacji i jakości posiłków.

Dobrze jest powołać komisję monitorującą jakość posiłków. W skład takiej komisji powinni wejść przedstawiciele oświaty, opieki społecznej oraz samorządu.