Doświadczenia z realizacji inwestycji i remontów w pasach drogowych w m.st. Warszawie stały się podstawą dla poszukiwania efektywnych form przygotowania i realizacji zamierzeń. Zwiększająca się ilość zadań i stopień ich trudności, a także wielość podmiotów prowadzących prace w pasach drogowych nie pozwalały na utrzymanie stanu, w którym Zarząd Dróg Miejskich rozpatrywał wnioski i wydawał zezwolenia na zajęcie pasa drogowego kontrolując przede wszystkim to, czy nie wydano kilku pozwoleń na ten sam odcinek drogi. Zarządca drogi nie posiadał w swoich zbiorach informacji i nie mógł analizować planów remontowych i inwestycyjnych podmiotów administrujących liniową infrastrukturą techniczną usytuowaną w pasach drogowych. Inżynier ruchu m.st. Warszawy w procedurze zatwierdzania czasowych projektów organizacji ruchu - wnioskowanych przez różne podmioty na czas prowadzenia robót w pasie drogowym - koncentrował swoją uwagę na tym, aby nie zatwierdzić projektów wzajemnie w tym samym czasie wykluczających się. Inżynier ruchu także nie posiadał w swoich zasobach zbiorczych informacji o planach inwestycyjnych i remontowych podmiotów zainteresowanych ingerencją w pasy drogowe miasta. Każdy projekt był uzgadniany indywidualnie z zainteresowanymi podmiotami, lecz ewidentnym niedomaganiem był brak generalnego uzgodnienia przez jeden podmiot koordynujący całość zamierzenia inwestycyjnego, bądź remontowego. Konsekwencją takiego stanu były sytuacje kilkukrotnego „wejścia" na ten sam odcinek drogi różnych inwestorów, prowadzenie robót na niedawno wyremontowanych odcinkach ulic, kilkukrotne blokowanie ruchu na tych samych odcinkach dróg miejskich, wydłużanie czasu robót w pasach drogowych, powstawały problemy z ciągłością gwarancji udzielonych na roboty wykonane, rosły koszty inwestycji i remontów w pasach drogowych. Rosło też niezadowolenie społeczeństwa i koszty społeczne wynikające z utrudnień w przejazdach samochodów transportu indywidualnego i środków publicznego transportu zbiorowego. Brak było polityki komunikowania się ze społeczeństwem oraz informacji o planach inwestycyjnych i remontowych w pasach drogowych i związanymi z tym utrudnieniami w ruchu drogowym oraz o propozycjach dogodnych w tym czasie objazdów itp. Problemu społecznego nie rozwiązywały sporadyczne komunikaty o tej problematyce publikowane na stronie internetowej zarządcy dróg tj. Zarządu Dróg Miejskich. W tak ogólnie zarysowanej sytuacji, uznano za konieczne opracowanie systemu koordynacji inwestycji i remontów w pasach drogowych m. st. Warszawy i powołanie Pełnomocnika Prezydenta m.st. Warszawy ds. Koordynacji wykonującego swoje zadania przy pomocy utworzonej specjalistycznej jednostki „Biuro Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym".

Na podstawie Zarządzenia nr 1798/2008 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 1 lipca 2008 r. powołany został Pełnomocnik Prezydenta do spraw koordynacji inwestycji i remontów w pasie drogowym. Równocześnie w/w Zarządzenie dało podstawę do powołania od 1lipca 2008 r. Biura Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie drogowym. Obecnie /październik 2012 r./ Pełnomocnik Prezydenta ds. Koordynacji i Biuro Koordynacji działają w oparciu o znowelizowane podstawy prawne:             

• Zarządzenie nr 4165/2010 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 4 lutego 2010 r. w sprawie koordynacji działań inwestycyjnych i remontowych w pasie drogowym na obszarze m. st. Warszawy - załącznik nr 1.
• Zarządzenie nr 4556/2010 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 27 kwietnia 2010 r. w sprawie nadania wewnętrznego regulaminu organizacyjnego Biura Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy - załącznik nr 2.
• Schemat organizacyjny Biura Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym Miasta Stołecznego Warszawy - załącznik nr 3.
• Wewnętrzna procedura postępowania podczas koordynacji inwestycji i remontów w pasie drogowym. Biuro Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym. Warszawa 10 sierpnia 2010 r. - załącznik nr 4.
• Zarządzenie nr 2358/2008 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 2 grudnia 2008 r. w sprawie zasad usuwania kolizji urządzeń infrastruktury technicznej zlokalizowanych w pasie drogowym na obszarze m.st. Warszawy - załącznik nr 5.

Proces koordynacji oparty jest na bieżącej współpracy z inwestorami i podmiotami realizującymi inwestycje i remonty w pasach drogowych. Obecnie głównymi partnerami procesu koordynacji są: Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji S.A., jednostka realizująca projekt ISPA/Fundusz Spójności w strukturach MPWiK, Stołeczne Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej S.A., Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad, Metro Warszawskie Sp. z o.o., Mazowiecki Operator Systemu Dystrybucyjnego Sp. z o.o., Zarząd Dróg Miejskich, Zarząd Miejskich Inwestycji Drogowych, Polskie Koleje Państwowe - Polskie Linie Kolejowe S.A., RWE Stoen Operator Sp.z o.o., Tramwaje Warszawskie Sp.z o.o., Zarząd Transportu Miejskiego.

W Biurze Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym podstawowym instrumentem kompleksowego systemu koordynacji jest baza danych zawierająca wszystkie niezbędne informacje dla efektywnego prowadzenia procesu koordynacyjnego. Baza ta - eInwestycje - zawiera dane opisowe i graficzne dotyczące: inwestycji i remontów w pasach drogowych, organizacji ruchu drogowego, zajęć pasa drogowego, planów inwestycyjnych jednostek realizujących inwestycje i remonty w pasach drogowych, planowanych imprez masowych, miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz udzielonych gwarancji powykonawczych. Bazę danych współtworzą wszyscy uczestnicy procesu inwestycyjnego/remontowego na zasadach partnerskich. Każdy podmiot może samodzielnie zamieszczać w bazie dane i informacje, za których jakość ponosi odpowiedzialność. Taki tryb gwarantuje aktualność i rzetelność danych zawartych w bazie.

Informacje i dane zawarte w bazie danych eInwestycje są szczegółowo  analizowane w celu zdefiniowania listy inwestycji/remontów koniecznych do skoordynowania i ustalenia tzw. rejonów inwestycyjnych z uwzględnieniem inwestycji związanych. Na tych podstawach opracowywane są w Biurze Koordynacji... wstępne harmonogramy inwestycji/remontów dla poszczególnych obszarów/rejonów inwestycyjnych. W celu opracowania końcowych harmonogramów prowadzone są analizy długoterminowe i krótkoterminowe. Analizy długoterminowe dotyczą inwestycji/remontów pozostających we wstępnych koncepcjach na etapie planowania. Można stwierdzić, że są to inwestycje/remonty aż do czasu uprawomocnienia się pozwolenia na budowę każdej z inwestycji/remontu w danym rejonie inwestycyjnym. Wyniki analiz długoterminowych zawierające między innymi: czas niezbędny do uzyskania wymaganych decyzji, pozwoleń i uzgodnień, kolejność i zależność między etapami procesu inwestycyjnego/remontowego oraz korzyści i koszty społeczno - ekonomiczne uwzględniane są w trakcie analiz krótkoterminowych. Dla opracowania końcowych harmonogramów opracowywane są analizy krótkoterminowe o zawartości między innymi: czas niezbędny dla wykonania robót, właściwa kolejność i zależności między poszczególnymi robotami oraz wartość robót poszczególnych inwestorów, a także w razie potrzeb rachunek zysków i strat społecznych.

Opracowane harmonogramy mogą być konsultowane na spotkaniach z inwestorami. Końcowe zatwierdzenie harmonogramów odbywa się na tzw. debacie koordynacyjnej. W debacie koordynacyjnej oprócz przedstawicieli partnerów inwestycyjnych, dyrektorów biur i kierowników jednostek oraz członków zarządów spółek uczestniczy Zastępca Prezydenta m.st. Warszawy, a przyjęty na tej debacie harmonogram stanowi dowód w sprawie o wydanie decyzji na zajęcie pasa drogowego. W trakcie debat koordynacyjnych przedstawiane są wnioski wymagające akceptacji Prezydenta m.st. Warszawy, zgłoszone wcześniej przez uczestników narad koordynacyjnych.

W procesie koordynacji inwestycji/remontów w pasach drogowych m.st. Warszawy przyjęto zasadę, że informacja na temat planowanych i prowadzonych robót będzie kierowana do mieszkańców, jako nierozłączny segment procesu koordynacji. Cele działań w zakresie komunikacji społecznej to:

• Przygotowanie mieszkańców na utrudnienia związane z robotami (organizacja ruchu, objazdy itp.)
• Zaspokojenie zainteresowania mieszkańców prowadzonymi robotami (zakres, terminy, technologia itp.)
• Pozyskanie społecznej akceptacji dla inwestycji i remontów w pasach drogowych i w ich bliskim otoczeniu.

Działania Biura Koordynacji ... w sferze komunikacji społecznej sprowadzają się do kilku form dotarcia do społeczeństwa z informacjami:

• Internetowy serwis dla mieszkańców: http://www.infoulice.um.warszawa.pl/
• Punkty informacyjne.
• Ulotki, plakaty oraz komunikaty prasowe Urzędu Miasta.

Interesujące szczegóły polityki informacyjnej w ramach koordynacji inwestycji i remontów w pasie drogowym na obszarze m. st. Warszawy oraz wyniki badań społeczeństwa zaprezentowano w:

• Polityka informacyjna towarzysząca koordynacji inwestycji - załącznik nr 6.

Cały przebieg procesu koordynacji jest monitorowany; w tym proces realizacji robót inwestycyjnych i remontowych . Występujące ewentualnie niezgodności z założeniami harmonogramów i sytuacje awaryjne są rejestrowane i na ich podstawie wprowadzane korekty, jeżeli zachodzi taka konieczność.

Pełnomocnik ds. Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym m. st. Warszawy otrzymał szeroki zestaw zadań i kompetencji w stosownych podstawach prawnych jego działania - patrz: załącznik nr 1. Swoje zadania Pełnomocnik wykonuje przy pomocy Biura Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym, którego wewnętrzny regulamin organizacyjny ustala Zarządzenie nr 4556/2010  Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 27 kwietnia 2010 r. - patrz: załącznik nr 4 i załącznik nr 3.

Regulamin organizacyjny Biura Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym określa strukturę organizacyjną jednostki całkowicie zgodną z wymaganiami opracowanego i przyjętego systemu koordynacji  opartego na działaniach: 1/. Pozyskiwanie informacji i danych oraz ich weryfikacja poprzez internetowy serwis eInwestycje - baza danych. 2/. Analizy czasowo - przestrzenne i wstępne harmonogramy. 3/. Uzgodnienia między uczestnikami procesu koordynacji i zawieranie porozumień. 4/. Końcowe harmonogramy robót i monitorowanie procesu koordynacji; w tym zgodności przebiegu robót zgodnie z przyjętymi harmonogramami. 5/. Polityka informacyjna dla społeczeństwa.

Zasady procesu koordynacji i obowiązujące w tym zakresie procedury w Biurze Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym m.st. Warszawy  przedstawia: załącznik nr 4.

Koordynacja inwestycji i remontów w pasie drogowym ma zagwarantować zgodność celów i ustalenie wspólnych priorytetów przez wszystkie zainteresowane podmioty administrujące urządzenia infrastruktury technicznej usytuowane w pasach drogowych oraz jednostki wydające stosowne uzgodnienia oraz decyzje, a także podmioty wykonujące zaprogramowane prace. Wymagany poziom koordynacji przyjęty w Warszawie zapewnia system  służący do skoordynowanej obsługi inwestycji i remontów w pasie drogowym na obszarze m.st. Warszawy. Realizatorem systemu koordynacji jest Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. koordynacji inwestycji i remontów w pasie drogowym, który wykonuje swoje zadania przy pomocy Biura Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym. Działania Pełnomocnika Prezydenta - równocześnie dyrektora Biura Koordynacji .... oraz samego Biura Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym określają stosowne podstawy prawne ustalone zarządzeniami przez Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy.

Ważnym instrumentem prawnym dla procesu koordynacji jest Zarządzenie nr 2358/2008 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 2 grudnia 2008 r. w sprawie zasad usuwania kolizji urządzeń infrastruktury technicznej zlokalizowanych w pasach drogowych - załącznik nr 5. Zarządzenie to jest podstawą dla usprawnienia realizacji zadań inwestycyjnych/remontowych w pasach drogowych prowadzonych przez kilku inwestorów określając między innymi relacje pomiędzy uczestnikami realizacji tych zadań.. Zarządzenie reguluje tryb postępowania podmiotów odpowiedzialnych za usuwanie kolizji w pasach drogowych oraz zasady podziału kosztów, a także definiuje pojęcia między innymi: „kolizja", przełożenie sieci". Zbiór zasad określonych w zarządzeniu przyjmuje formę umów, których ustalenia są negocjowane przez zainteresowane strony.

Efektem generalnym koordynacji jest uzyskiwanie optymalnych w sferze społecznej, technicznej i ekonomicznej efektów procesów inwestycyjnych i remontowych prowadzonych w miejskich pasach drogowych. Efekty te wyrażają się między innymi  przez:

• Zmniejszenie ilości zmian w organizacji ruchu drogowego i w poprawie pracy układu systemu transportowego w rejonach robót w pasach drogowych.
• Ograniczenia ilości zmian rozkładów jazdy środków publicznego transportu zbiorowego.
• Określanie realnych i wiarygodnych terminów wykonywania robót w pasach drogowych.
• Zmniejszenie uciążliwości dla mieszkańców wynikających z prowadzenia robót w pasach drogowych.
• Zachowanie ciągłości gwarancji na wykonane roboty w pasach drogowych.
• Bezpośredni dostęp do aktualnych utrudnień w ruchu drogowym oraz do aktualnych ograniczeń inwestycyjnych.
• Możliwość zawierania porozumień w zakresie wspólnego usuwania kolizji przy realizacji danej inwestycji/remontu i przez to zmniejszenie kosztów realizacji bądź ich podział.
• Wykorzystywanie jednego zamknięcia pasa drogowego dla wykonania robót kilku inwestorów w tym samym czasie.
• Zmniejszenie kosztów społecznych ponoszonych przez mieszkańców i użytkowników dróg miejskich w okresie robót w pasach drogowych.

Poniesione koszty związane z wdrożeniem systemu koordynacji wynoszą: Wdrożenie serwisu eInwestycje /baza danych/ wraz z serwisem mieszkańców infoulice - ok. 263.500 zł. Roczne koszty bezpośrednie - opieka techniczna nad serwisem eInwestycje  wraz z serwisem dla mieszkańców infoulice  - ok. 233.600 zł. Roczne koszty pośrednie - utrzymanie stanowisk pracy w Biurze Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym - ok. 2.748.277 zł.

Efekty koordynacji - przykłady: Remont części drogowej mostu Poniatowskiego - skrócenie w wyniku koordynacji z 12 założonych tygodni do 6 tygodni. Przebudowa wiaduktów kolejowych na rondzie Żaba - skrócenie w wyniku koordynacji z 14 miesięcy planowanych do 5 miesięcy. Remont infrastruktury tramwajowej na trasie W-Z wykonany został w okresie 14 marca do 30 sierpnia 2009 r.i w tym czasie zrealizowano 32 przedsięwzięcia remontowo - inwestycyjne, których czas realizacji wcześniej ustalony bez koordynacji miał trwać dwa lata. Zachowanie terminów realizacji inwestycji/remontów bądź ich skrócenie to niewątpliwa optymalizacja kosztów tych procesów. Istotnymi są w analizach efektywności procesów inwestycyjnych/remontowych pasów drogowych koszty społeczne ponoszone wskutek tych procesów. W m.st. Warszawie przeprowadzono analizy kosztów społecznych w przypadku remontu ul. Puławskiej. Porównano koszty funkcjonowania transportu w wariancie bezinwestycyjnym /bez remontu/ z kosztami funkcjonowania transportu w trakcie remontu tej ulicy. Uwzględniono w tych wariantach: koszty czasu użytkowników systemu transportowego, koszty eksploatacji pojazdów transportu indywidualnego, towarowego i pojazdów publicznego transportu zbiorowego, koszty skutków środowiskowych (emisja spalin), koszty wypadków ( ofiary śmiertelne i ranne w wypadkach, materialne koszty wypadków, itp.). W tym konkretnym przypadku w wyniku przeprowadzonych analiz ustalono, że każda doba prowadzenia robót na ul. Puławskiej to kwota 15 410zł. kosztów społecznych. Po wdrożeniu systemu koordynacji remont ul. Puławskiej został skrócony z wcześniej zakładanych 6 miesięcy do 3 miesięcy. W tym przypadku koordynacja przyniosła efekt obniżenia kosztów społecznych o ok.1 386 900 zł. Skalę efektów koordynacji inwestycji/remontów w pasach drogowych m.st. Warszawy należy rozpatrywać uwzględniając ok. 4000 inwestycji/remontów  zrealizowanych w systemie koordynacji w pasach drogowych /zarejestrowanych w serwisie eInwestycje/.

Rozwiązania projektu koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym na obszarze m.st. Warszawy pozostają neutralne i nie naruszające zasad równości w dostępie kobiet i mężczyzn do usług publicznych w sektorze transportu. Efekty realizacji projektu wpływają pozytywnie na standardy usług i jakość życia wszystkich mieszkańców miasta oraz osób przyjezdnych, bez względu na ich płeć. Projekt nie różnicuje również odbiorców usług ze względu na jakiekolwiek inne aspekty życia społecznego.

Rozwiązania projektu koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym na obszarze m.st. Warszawy pozostają neutralne i nie naruszające zasad równości w dostępie kobiet i mężczyzn do usług publicznych w sektorze transportu. Efekty realizacji projektu wpływają pozytywnie na standardy usług i jakość życia wszystkich mieszkańców miasta oraz osób przyjezdnych, bez względu na ich płeć. Projekt nie różnicuje również odbiorców usług ze względu na jakiekolwiek inne aspekty życia społecznego.

W polskich miastach - niezależnie od ich wielkości - prowadzone są na szeroką skalę inwestycje i modernizacje infrastruktury transportowej, a strategie rozwoju miast  pozwalają na prognozę, że te procesy będą trwały nadal z pożytkiem dla poprawy standardów obsługi transportowej obszarów zurbanizowanych. W każdym polskim mieście władze samorządowe starają się, aby ich systemy transportowe - w tym infrastruktura techniczna transportu - odpowiadały oczekiwaniom społecznym i wyzwaniom XXI wieku. Starania te mogą uzyskać poważne wsparcie przez zastosowanie w praktyce metod i zasad koordynacji inwestycji i remontów w pasach drogowych. Replika  rozwiązań organizacyjnych koordynacji inwestycji/remontów m.st. Warszawy w innych miastach zależy od potrzeb lokalnych i gruntownej oceny obecnego stanu prowadzenia inwestycji/remontów w pasach drogowych w danym mieście. Zależy również od stopnia akceptacji działań przez społeczności lokalne oraz poziom udziału tych społeczności - partycypacji w przygotowaniu i realizacji inwestycji/remontów infrastruktury transportowej. Niezależnie od wielu uwarunkowań lokalnych w miastach, replika zasad z powodzeniem realizowanych w procesach koordynacji m.st. Warszawy, jest zalecana dla polskich miast. Zasada ta polega na: Ustaleniu wspólnych celów i priorytetów przez wszystkie podmioty administrujące urządzenia w pasach drogowych, które objęto remontem lub inwestycją. Kolejną zasadą jest zagwarantowanie właściwego systemu komunikacji publicznej w problematyce modernizacji/inwestycji infrastruktury transportowej oraz zagwarantowanie realnych możliwości partycypacji społeczności lokalnej w uzgodnieniach programów i projektów transportowych.

Przyjmując te zasady np. w oparciu o rozwiązania systemu koordynacji inwestycji/remontów w pasach drogowych m.st. Warszawy, można w dostosowaniu do potrzeb lokalnych danego miasta przygotować podstawy prawne koordynacji, strukturę organizacyjną jednostki koordynującej inwestycje/remonty w pasach drogowych, sposoby tworzenia bazy danych o remontach/inwestycjach w pasach drogowych oraz procedurach obowiązujących w procesie koordynacji. Wiele cennych i praktycznych doświadczeń - w tym opis niepowodzeń i ich przyczyn - przekazuje w tych zagadnieniach Biuro Koordynacji Inwestycji i Remontów m.st. Warszawy na organizowanych co dwa lata konferencjach na temat koordynacji inwestycji infrastrukturalnych.