Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach)
Strona główna
Usługi społeczne
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
» Zarządzanie strategiczne
» Zarządzanie zasobami
» Zarządzanie personelem
» Partnerstwo
» Zarządzanie usługami
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
Dialog społeczny
SMUP
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.664.975
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.


 Rozwój instytucjonalny : Partnerstwo
Tarnowski portal konsultacji społecznych

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

Konsultacje społeczne oraz komunikacja z mieszkańcami odbywała się dotychczas tradycyjnymi kanałami (udział w zebraniach, bezpośrednia wizyta w urzędzie, rozpatrywanie skarg i wniosków, rozpatrywanie wniosków o udostępnienie informacji publicznej).
Postęp technologiczny oraz chęć zaangażowania w dyskusję publiczną osób, które nie są zainteresowane korzystaniem z tradycyjnych form kontaktu z urzędami zrodziły pomysł uruchomienia bezpłatnego portalu, za pośrednictwem którego mieszkańcy będą mogli  zadać pytanie, zgłosić problem ale również zaproponować sposób na jego rozwiązanie.

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań


Uruchomienie portalu konsultacji społecznych poprzedził wybór formy prowadzenia portalu. Zdecydowano się na uruchomienie portalu, który będzie połączeniem miejsca konsultacji ważnych spraw dla miasta oraz forum internetowego, gdzie dyskusję  mógłby rozpocząć każdy zainteresowany. Zdecydowano się na uruchomienie działów:

-zdrowie, opieka społeczna;

-geodezja, nieruchomości;

-komunikacja;

-strategia miasta;

-funkcjonowanie portalu;

-sport i rekreacja;

-polityka informacyjna;

-kultura;

-edukacja;

-estetyka;

-promocja miasta;

- gospodarka komunalna i ochrona środowiska.

Do każdego z działów przyporządkowano moderatora, oraz wskazano wydziały urzędu miasta, wraz z danymi kontaktowymi, odpowiedzialne za prowadzenie działu.

Warunkiem możliwości śledzenia dyskusji jest akceptacja regulaminu portalu. W regulaminie wskazano, że odpowiedzialność za uwagi i oponie zamieszczane w przez użytkowników portalu są zamieszczane na ich własną odpowiedzialność.  Użytkownik wypowiadając się w portalu tym samym wyraża zgodę na umieszczenie wypowiedzi lub jej fragmentów w innych publikacjach Urzędu Miasta Tarnowa. W regulaminie wskazano, że podczas korzystania z portalu zabrania się:

- zamieszczania treści sprzecznych z prawem, uznanych powszechnie za naganne moralnie, społecznie niewłaściwe,

- obrażania uczestników dyskusji,

- używania wyrazów uznawanych powszechnie za wulgarne,

- nawoływania do wszelkiej nienawiści (m.in. rasowej, wyznaniowej, etnicznej),

- propagowania przemocy,

- rejestracji i funkcjonowania pod więcej niż jednym pseudonimem,

- umieszczania przez uczestników na łamach Portalu informacji reklamowych,

- umieszczania wiadomości niezgodnych z tematyką wątku,

- umieszczania tej samej informacji wielokrotnie,

- cytowania innych fragmentów wypowiedzi niż te, do których się nawiązuje,

- umieszczania przesadnie długich podpisów,

- używania środków, mechanizmów lub programów przy połączeniu się ze stronami internetowymi portalu, które mogą powodować problemy i zakłócenia w funkcjonowaniu stron, używania narzędzi, których efektem pracy byłoby nadmierne obciążenie zdolności
technicznych serwera.

W regulaminie zastrzeżono sobie prawo do usuwania wpisów i kont, prawo do modyfikacji postów poprzez usunięcie treści, oraz prawo do blokowania możliwości zamieszczania treści na portalu bez podania przyczyny. W tym miejscu
warto zwrócić uwagę, że ten punkt regulaminu wzbudził kontrowersje wśród użytkowników.
 

Warunkiem udziału w dyskusji oraz korzystania z działu konsultacji jest, poza akceptacją regulaminu, zarejestrowanie się użytkownika.

Przyjęto również zasadę, że odpowiedzi będą udzielane na bieżąco, w godzinach pracy urzędu miasta - zostało to zakomunikowane użytkownikom na portalu. Co do zasady odpowiedzi na pytania użytkowników zamieszczane są na bieżąco, te które wymagają sięgnięcia do szerszej informacji źródłowej zamieszczane są w przeciągu kilku dni.

Dzięki szybkiej nawigacji ze portalu można przejść na strony główne Miasta Tarnowa, BIP Urzędu Miasta Tarnowa oraz na stronę EduNet - portal edukacyjny Urzędu Miasta Tarnowa.

Od 2010 r. poza portalem jako odrębną usługę Urząd Miast organizuje czat z Prezydentem (dotychczas odbyło się 14 takich internetowych dyskusji).

Rezultaty wdrożenia narzędzia

-uruchomienie dodatkowego narzędzia do komunikacji z mieszkańcami;

-zmniejszenie dystansu pomiędzy lokalną administracją publiczną a obywatelem;

-wsparcie systemu konsultacji społecznych;

-aktywizacja społeczna mieszkańców, którzy nie są zainteresowani tradycyjnymi
formami udziału w dyskusji publicznej;

- włączenie mieszkańców w proces stanowienia prawa lokalnego poprzez konsultacje społeczne;


Portal sprzyja również przejrzystości działania urzędu oraz może stanowić sposób na tanie udostępnienie informacji publicznej (dotyczy informacji, co do których nie ma prawnego obowiązku publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej). Mieszkańcy mając możliwość zadania pytania przez portal rzadziej będą korzystać z form tradycyjnych (formy tradycyjne wiążą się z koniecznością ponoszenia
dodatkowych kosztów przez udostępniającego informację).

Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

Na koszty wdrożenia praktyki składa się stworzenie portalu. Zadanie zostało zlecone podmiotowi zewnętrznemu ale strona powstała w
oparciu o oprogramowanie dostępne na podstawie bezpłatnej licencji. Pracownicy wykonują funkcje moderatorów w ram ach normalnego czasu pracy niemniej jednak jest to nakład, który jest możliwy do przeliczenia na pieniądze (czas pracy na
pracownika poświęcony na moderowanie pomnożony przez stawkę godzinową wynagrodzenia).

Zasady równości płci

Program nie narusza zasady równości szans kobiet i mężczyzn. Wręcz przeciwnie - dostęp do dyskusji o sprawach publicznych przez Internet sprzyja wyrównywaniu szans kobiet i mężczyzn.

Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim

Praktyka stanowi bardzo dobry przykład próby nawiązania stałego dialogu administracji publicznej z mieszkańcami. Taka forma kontaktu ma szansę przyciągnąć do dyskusji o sprawach lokalnych ludzi, którzy nie mają czasu na korzystanie z tradycyjnych form kontaktu z urzędem (wizyta w urzędzie lub udział w zebraniu osiedla) lub nie jest to dla nich forma atrakcyjna z uwagi na dłuższy czas oczekiwania na odpowiedź. Wydaje się, że taka forma komunikacji z mieszkańcami będzie w przyszłości dominująca. Prezentowana praktyka jest jedną z pierwszych udanych tego typu inicjatyw.

      

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją

Tarnowski portal konsultacji społecznych jest jednym z bardziej udanych tego typu projektów w Polsce. Dotychczasowe działania innych jednostek często kończyły się umieszczeniem kilku wpisów przez administratora. Elektroniczna forma komunikacji, z uwagi na ograniczenia techniczne ale również mentalne na dzień dzisiejszy nie może zastąpić komunikacji z mieszkańcami prowadzonej w
tradycyjnych formach może jednak stanowić jego dobre uzupełnienie. Taka forma przyciąga głównie ludzi młodych, aktywnych zawodowo  z uwagi na to, że większość z nich jest stałymi użytkownikami Internetu. Widać to również po tematach dyskusji jakie
toczyły się na portalu (np. spore zainteresowanie wzbudził temat w sprawie stanu ścieżek rowerowych - 46 wpisów/9500 odsłon, czy temat poświęcony dotyczący problemów na skrzyżowaniach - 170 wpisów/68860 odsłon). Zdecydowanie mniejsze zainteresowanie wzbudziły tematy poświęcone zdrowiu. Wydaje się również, że ważne jest dopasowanie się do potrzeb odbiorcy i w razie potrzeby wprowadzenie zmian w funkcjonowaniu portalu. W przypadku omawianej praktyki największe zainteresowanie portalem przypadło na lata 2008 - 2010, w roku 2011 można zauważyć mniejszą aktywność na portalu. Rola administratora oraz moderatorów powinno być podtrzymanie zainteresowania działami, którymi się opiekują. Wartorównież szerzej wyjaśnić użytkownikom zasady prowadzenia dyskusji (w tym akceptacji postów. Regulamin portalu powinien wyraźnie wskazywać w jakich przypadkach post może zostać nie umieszczony lub usunięty z portalu. W przeciwnym przypadku można narazić się na zarzut cenzury w Internecie.  Przed
uruchomieniem portalu należy zadać sobie pytanie do czego portal ma służyć -czy ma być to tylko forma konsultacji czy również forma kontaktu z urzędem. Doświadczenia z innych podobnych projektów wskazują, że uruchomienie portalupoświęconego wyłącznie konsultowaniu projektów uchwał organu stanowiącego zazwyczaj się nie sprawdza. Mieszkańcy często potrzebują miejsca, w którym będą mogli zainicjować inne działania administracji publicznej. Nie można również zapominać, że Internet daje względną anonimowość, co powoduje, że niektórym łatwiej jest formułować zapytania do pracowników urzędu. Stąd do minimum należy ograniczyć konieczność rejestracji się użytkowników. W opisywanej praktyce, jak była mowa wyżej warunkiem udziału w dyskusji oraz korzystania z działu konsultacji jest zarejestrowanie się użytkownika. To może tłumaczyć dużą dysproporcję pomiędzy liczbą wpisów w dyskusji a liczbą odsłon. Ważnym jest również wybór osób na moderatorów portalu. Powinny to być osoby, które po
pierwsze będą umiały w sposób rzeczowy i zrozumiały dla odbiorcy udzielać odpowiedzi na zadane pytania. Powinny to być również osoby dobrze zorientowane w temacie, do którego zostały przydzielone.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja   :.

 Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi
i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego
(gminach i powiatach)
 Związek
Miast Polskich
Związek
Gmin Wiejskich RP
Związek
Powiatów Polskich