Koncepcja wdrożenia Zarządzania ruchem klientów w urzędzie, jest wynikiem doświadczeń związanych z obserwowaniem przepływu klientów w poszczególnych dniach tygodnia oraz natężenia pracy pracowników pracujących w Wydziale Komunikacji i Transportu. Obserwowany nierówny ruch klientów oraz związana z tym trudność w przyjęciu wszystkich klientów urzędu w standardowych godzinach pracy przez pracowników merytorycznych stały się podstawą do poszukiwania rozwiązań, które poprawiłyby standard obsługi klienta oraz warunki pracy pracowników Starostwa Powiatowego.

Wynikiem poczynionych obserwacji było podjęcie decyzji o zakupie programu komputerowego umożliwiającego zarządzanie ruchem klientów w urzędzie. Program umożliwia prowadzenie elektronicznej rejestracji klientów w oparciu o przygotowany katalog usług świadczonych przez wydział Komunikacji i Transportu. Każda usługa została oceniona pod kątem czasu pracy koniecznego do jej wykonania oraz został jej przyporządkowany pracownik i czas jaki jest konieczny do jej wykonania. Zastosowane rozwiązanie umożliwia rejestracje klientów poprzez internet, telefon lub osobistą wizytę w starostwie powiatowym. Rejestracja internetowa i telefoniczna daje klientowi poza przypadkami szczególnymi całkowitą pewność przyjęcia w określonym dniu i godzinie. Natomiast rejestracja w Starostwie wskazuje na czas oczekiwania na przyjęcie.

Wdrożenie pozwoliło na równomierny rozkład pracy w wydziale w poszczególne dni tygodnia oraz zmniejszenie czasu oczekiwania klientów na załatwienie sprawy. Ważną korzyścią jest również usunięcie nieefektywnego oczekiwania przez klientów na załatwienie sprawy w sytuacjach gdyby ilość klientów była większa niż możliwa do obsłużenia. Dzięki możliwości rejestracji internetowej lub telefonicznej zmniejszył się odsetek klientów opuszczających urząd bez załatwienia sprawy z powodu upływu czasu pracy pracowników urzędu.