Starostwo Powiatowe przed podjęciem decyzji o opracowaniu wewnętrznego systemu elektronicznej komunikacji korporacyjnej - Intranet, w zakresie kanałów komunikacji wewnętrznej czerpało wzorce z dostępnych systemów opartych wyłącznie o osobisty lub papierowy przekaz informacji wewnątrz urzędu. Obydwie te formy miały wiele słabych stron. System osobistego, słownego przekazywania informacji podlegał w wielu przypadkach zniekształceniu lub informacje w ogóle nie docierały do adresatów. Tradycyjny system papierowy oprócz czasu jaki potrzebny był na przygotowanie oraz powielenie odpowiedniej ilości dokumentów wydłużał czas przekazania informacji a ponadto pociągał za sobą koszty eksploatacyjne. Były one może jednostkowo niewielkie jednak oceniając je w skali roku warto było podjąć działania które wyeliminują papier jako podstawowy nośnik informacji wewnętrznej. Jak w każdej organizacji również w Starostwie Powiatowym oprócz informacji o charakterze doraźnych komunikatów i instrukcji wewnętrznych konieczne jest również przekazanie pracownikom wielu informacji związanych z codziennym świadczeniem pracy np.; książki telefoniczne, bazy teleadresowe, wzory dokumentów wewnętrznych itd. Dodatkową trudnością w sprawnym przepływie komunikatów i informacji było funkcjonowanie Starostwa Powiatowego w kilku budynkach co utrudniało szybkie doręczanie informacji zwłaszcza przekazywanych na nośniku papierowym. Jednocześnie musieliśmy dostarczać informacje i komunikaty do 15 komórek organizacyjnych zlokalizowanych w dwóch budynkach.

Pierwszą czynnością przed rozpoczęciem prac nad wdrożeniem systemu komunikacji wewnętrznej - Intranet była analiza zasobów informatycznych dokonana pod kątem ilości i jakości sprzętu wykorzystywanego przez pracowników Starostwa. Przyjęcie założenia, iż komunikat ma docierać w formie elektronicznej do każdego pracownika wymagało wyposażenia każdego z pracowników w zestaw komputerowy na stanowisku pracy. Kolejnym etapem było zdefiniowanie wszystkich miejsc w Starostwie z których mogą być wydawane komunikaty o charakterze ogólnym oraz komunikaty szczegółowe. Szczególną trudnością w budowie systemu jest konieczność zdefiniowania wiedzy, która jest w urzędzie, a ściślej posiadają ją pracownicy i przekonanie ich do zamieszczania tych zasobów w Intranecie. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w sytuacji, kiedy traktujemy Intranet również jako ważny element w zarządzaniu wiedzą w urzędzie. Dokonana ocena doprowadziła do wyizolowania kilku grup zagadnień istotnych dla funkcjonowania Starostwa

ze względu na wagę jaką przywiązywaliśmy i przywiązujemy do sprawnego obiegu informacji. Po uruchomieniu w roku 2000 Intranet rozbudowywany był stopniowo i obecnie składa się z następujących komponentów:

• komunikaty urzędowe - zawierające wszystkie bieżące komunikaty dotyczące rożnych spotkań, posiedzeń Zarządu, sesji Rady Powiatu wraz z dokumentami przekazywanymi pod obrady, szkoleń, nowych regulacji wewnętrznych itp.:,
• wejście do poczty elektronicznej w którą wyposażony jest każdy pracownik urzędu,
• wnioski i druki - wszelkie wewnętrzne formularze związane z rezerwacją zasobów, delegacjami, drukami kart urlopowych itp.:,
• rezerwacje - na bieżąco uaktualniany wykaz rezerwacji sal wraz z elementami wyposażenia technicznego oraz rezerwacje samochodów służbowych,
• bazy teleadresowe,
• ewidencje i rejestry - ewidencja sprzętu komputerowego, ewidencja kosztów stałych starostwa, ewidencja faktur i rachunków, ewidencja umów, ewidencja środków trwałych, ewidencja akt archiwum zakładowego,
• zarządzenia i regulaminy - wszystkie regulacje wewnętrzne,
• ogłoszenia,
• serwis prasowy - zawierający wszystkie informacje prasowe o Powiecie,
• instrukcje Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji - ISO 27001,
• linki do innych wewnętrznych systemów,
• ważne linki zewnętrzne,
• prezentacje o charakterze wewnętrzny związane ze szkoleniami wewnętrznymi lub materiały ze szkoleń zewnętrznych, w których brali udział pracownicy Starostwa,
• samouczek programu office,
• informator o funduszach UE dostępnych dla powiatu i jego jednostek organizacyjnych,
• instrukcja obiegu dokumentów finansowych,
• wewnętrzna książka telefoniczna.

Projekt Intranetu jest praktyką otwartą podlegającą ciągłej ewolucji odbywanej z szerokim udziałem pracowników Starostwa. Intranet powinien przede wszystkim tworzyć przyjazne dla użytkownika niejako intuicyjnie wykorzystywane narzędzie do komunikowania się wewnątrz organizacji oraz poszukiwania informacji które urząd jako organizacja posiada. Rozbudowa Intranetu odbywa się według propozycji i potrzeby pracowników, którzy mają możliwość zgłoszenia propozycji, które poprawią komunikację wewnętrzną.

Ważnym elementem zwłaszcza w przypadku komunikatów o charakterze organizacyjnym jest zdefiniowanie tożsamości źródeł tych informacji. Tożsamość źródła ma przede wszystkim zapewnić pewność i prawdziwość informacji zawartej w Intranecie np.; jeżeli komunikat dotyczy spraw organizacyjnych, to powinien być zamieszczony przez dyrektora lub uprawnionego pracownika wydziału odpowiedzialnego za organizację urzędu.

Do najważniejszych efektów jakie osiągnęliśmy dzięki rozbudowie intranetu możemy zaliczyć:

• uzyskanie zdefiniowanych pewnych kanałów komunikacji w urzędzie,
• ograniczenie kosztów funkcjonowania urzędu,
• skrócenie czasu poszukiwania codziennych informacji poprzez łatwy i szybki dostęp dla każdego pracownika,
• pewność dotarcia informacji do wszystkich pracowników w tym samym czasie,
• ujednolicenie procedur wewnętrznych,
• poprawa komunikacji w poziomie.

Wprowadzenie opisanej procedury dzięki zaangażowaniu wyłącznie pracowników Starostwa Powiatowego odbyło się bez nakładów finansowych. Z uwagi na możliwość opracowania zasad oraz zarządzania Intranetem przez zatrudnionego w urzędzie informatyka oraz przeszkolonych pracowników rozwiązanie to nie przekracza możliwości nawet niewielkich urzędów. Jak wspomniano wyżej Intranet jest również praktycznym narzędziem służącym ograniczeniu kosztów wewnętrznego funkcjonowania Starostwa. W praktyce Starostwa Powiatowego w Nowym Sączu sprowadza się to do wyeliminowania papieru jako nośnika informacji wewnętrznej. Trudno oszacować dokładne korzyści finansowe ponieważ główną korzyścią jest poprawa organizacji i jakości pracy pracowników. Korzyści finansowe dotyczą głównie materiałów eksploatacyjnych związanych z korzystaniem z infrastruktury technicznej starostwa.

Opisana praktyka nie ma wpływu na zasadę równości kobiet i mężczyzn, a w szczególności w żaden sposób nie dyskryminuje kobiet zarówno w samym zatrudnieniu w Starostwie Powiatowym jak i w warunkach pracy.

Ze względu, iż przedstawiona praktyka jest rozwiązaniem o charakterze wewnętrznym, nie była ona konsultowana z organizacjami pozarządowymi lub innymi partnerami społecznymi.

Kluczowe znaczenia dla realizacji projektu ma zdefiniowania kanałów informacyjnych wewnątrz jednostki i ich konsekwentne wykorzystywanie. Trudność może sprawiać zwłaszcza przezwyciężenie przyzwyczajenia pracowników do pisma jako podstawowego nośnika informacji wewnętrznej. Budowa baz wiedzy będzie wymagała ścisłej współpracy z pracownikami oraz przekonania ich o współpracy zespołowej i dzieleniu się wiedzą jako jednym z najważniejszych procesów zachodzących wewnątrz organizacji.