Przejście od tradycyjnej gospodarki, zakładającej ciągłość i stabilność procesów, przewidywalność i powtarzalność działań, do gospodarki nowoczesnej opartej na działaniach wyjątkowych (innowacyjnych), realizowanych w niestabilnym i zmiennym otoczeniu stanowi wyzwanie nie tylko dla organizacji biznesowych, ale również dla JST. Zmiany ostatnich lat wymusiły na nich zdolność do tworzenia doraźnych struktur operacyjnych. Złożone i dynamiczne środowisko zaczęło wymagać ogromnej elastyczności, na które odpowiedzią jest podejście nazywane za PMI „zarządzaniem projektowym".

Dla instytucji administracji publicznej, działających w wysoce usystematyzowanym i stabilnym środowisku, takie podejście było abstrakcją i taką najprawdopodobniej by pozostało, gdyby nie wpływ czynników zewnętrznych m.in. administracja publiczna, w tym samorządowa, nie działa w warunkach konkurencji. Jej „produkty" charakteryzuje przewidywalność i powtarzalność, a zarządzanie odbywa się poprzez standaryzację i racjonalizację procesów.

Wprowadzenie do administracji czynnika konkurencji w postaci ograniczonych zasobów funduszy europejskich, wraz z koniecznością wydatkowania ich w ściśle określony, rygorystyczny sposób, doprowadził do ogromnej zmiany w dotychczasowym podejściu do sposobu pracy urzędników, a tym samym sposobu wydawania środków zewnętrznych a w perspektywie także i własnych. Rutynę i improwizację zastąpić musiał projekt. Presja i szanse jakie dały fundusze europejskie, stały się katalizatorem usprawniania i unowocześniania administracji samorządowej. 

Bazując na doświadczeniach sektora publicznego kilku krajów, Komisja Europejska opracowała zbiór narzędzi do przygotowywania, wdrażania, zarządzania i ewaluacji projektów (European Commission, Manual Project Cycle Management, Brussels, 2001). Narzucone przez KE wymogi formalne wymusiły na samorządach konieczność najpierw myślenia projektowego a potem zarządzania poprzez projekty.

Jednym z wielu wyzwań jakie stanęły przed Miastem Piotrków Trybunalski, jako potencjalnym beneficjentem, była organizacja działalności projektowej. Właśnie ten aspekt zarządzania projektami najtrudniej było wdrożyć. Typowa dla administracji hierarchiczna struktura organizacyjna nie odpowiada nowym wyzwaniom. Odpowiedzią na to wyzwanie jest opracowanie Podręcznika procedur wdrażania projektu.