W funkcjonowaniu każdego urzędu administracji samorządowej możemy wyróżnić działania, które mają charakter unikalny, jednostkowy oraz powtarzalny. Te pierwsze to różnego rodzaju projekty, w szczególności przedsięwzięcia inwestycyjne, te drugie to ogromny obszar świadczenia usług administracyjnych, w szczególności wydawania decyzji administracyjnych. Jest rzeczą oczywistą, że działania powtarzalne powinny być zestandaryzowane - uzyskuje się dzięki temu zarówno oszczędność czasu, jak i gwarancje właściwej jakości świadczenia usługi. Tymczasem w wielu jednostkach samorządu terytorialnego poszczególne decyzje administracyjne są zestandaryzowane jedynie o tyle, że każda kolejna decyzja jest sporządzana w oparciu o edycję poprzednio wydanej decyzji. Metoda taka jest nieefektywna i grozi popełnieniem błędów.

Dostrzegając ten problem w mazowieckiej gminie Baranów podjęto decyzję o stworzeniu bazy wzorów decyzji administracyjnych. Baza taka powstała staraniem poszczególnych pracowników merytorycznych pod kierunkiem sekretarza gminy. Poszczególne wzory zostały zweryfikowane pod względem zgodności z przepisami prawa i mają być pod tym kątem na bieżąco monitorowane. Wprowadzenie praktyki nie tylko wpłynęło na jakość wydawanych decyzji administracyjnych, lecz również ułatwia wzajemne zastępowanie pracowników.