Opisywana dobra praktyka może być replikowana w każdej jednostce samorządu terytorialnego, aczkolwiek zdecydowanie większe korzyści przynosi ona w jednostkach większych. W ich bowiem przypadku - obok wymienionych już wcześniej w sekcji dotyczącej rezultatów wdrożenia narzędzia zalet - przynosi ona dalsze. W szczególności należy tutaj wymienić: ujednolicenie kształtu wydawanych przez samorządowy organ administracji publicznej decyzji niezależnie od osoby decyzję tą opracowującej oraz łatwiejsze wdrożenie nowych pracowników w zakres ich obowiązków. Nie ulega wątpliwości, że każdy człowiek ma swój specyficzny, trudno powtarzalny sposób wyrażania myśli. W praktyce urzędowej może to jednak stanowić poważny problem. O ile różnice w sposobie formułowania uzasadnienia faktycznego, czy prawnego są w pełni możliwe do zaakceptowania, to nieprofesjonalnie wyglądają sytuacje, w których wydawane przez jeden i ten sam organ decyzje administracyjne mogą się diametralnie różnić w kształcie swoich części stałych w zależności od osoby przygotowującej. Opisywana praktyka pozwala na uniknięcie takich sytuacji. Większość zagadnień, którymi zajmuje się na co dzień urząd jednostki samorządu terytorialnego ma charakter typowy, powtarzalny. Ich rozstrzyganie wymaga zatem swoistej rutyny - rozumianej w sposób pozytywny nie jako ograniczenie horyzontów, lecz jako nieodmiennie okazywany profesjonalizm. Nowozatrudnieni pracownicy muszą ów profesjonalizm nabyć. Może to oczywiście nastąpić metodą „prób i błędów" - tyle tylko, że jest to metoda nie tylko kosztowna, ale również długotrwała. Na to z kolei żadna organizacja, w tym również administracja publiczna, pozwolić sobie nie może. Możliwość pracy na istniejącej bazie wzorów decyzji skraca czas potrzebny do przyswojenia sobie przez nowych pracowników prawidłowego trybu działań. 1. Dodatkową zaletą opisywanej dobrej praktyki w funkcjonowaniu małych urzędów jednostek samorządu terytorialnej jest z kolei ułatwienie sprawowania zastępstw na poszczególnych stanowiskach pracy. W większych urzędach określonymi zagadnieniami zajmuje się większa liczba pracowników, co oznacza że w przypadku nieobecności jednego z nich jego obowiązki realizuje osoba mająca podobny merytorycznie zakres zadań. W przypadku małych urzędów zazwyczaj każdym z obszarów funkcjonowania zajmuje się jeden pracownik. Osoba wyznaczona do sprawowania zastępstwa ma ograniczoną wiedzę w zakresie spraw, w których zastępstwo ma sprawować. Baza wzorów decyzji umożliwia zatem niejednokrotnie zakończenie postępowania bez oczekiwania na powrót nieobecnego pracownika - dzięki dostarczeniu odpowiedniej wiedzy specjalistycznej jego zastępcy. 2. Przygotowanie bazy wzorów decyzji administracyjnych może być traktowane jako pierwszy krok do wprowadzenia systemu zarządzania procesowego (w tym jako części systemu zarządzania jakością). Opracowana baza powoduje bowiem zestandaryzowanie wyjścia poszczególnych postępowań administracyjnych, a zatem - wyjścia typowych procesów przeprowadzanych w aparacie pomocniczym organu wykonawczego jednostki pomocniczej gminy. Po opracowaniu bazy wniosków (wraz z ewentualnymi kartami informacyjnymi) oraz szczegółowym opisaniu przebiegu poszczególnych procesów uzyskujemy właśnie system zarządzania procesowego. 3. Przed przystąpieniem do opracowywania bazy wzorów decyzji administracyjnych zaleca się uprzednie przeprowadzenie szkolenia z zakresu postępowania administracyjnego, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów prawnych stawianych decyzjom administracyjnym. Pozwoli to na uniknięcie popełnienia błędów systemowych, których usunięcie na późniejszym etapie jest oczywiście możliwe, wiąże się jednakże ze znaczącym nakładem pracy. 4. W większych jednostkach samorządu terytorialnego - takich, w których sprawami administracyjnymi danego rodzaju zajmuje się kilka osób - konieczne jest wskazane osoby odpowiedzialnej za monitorowanie aktualności danego wzoru decyzji administracyjnej. 5. Zaleca się by przed zatwierdzeniem do stosowania opracowane wzory decyzji administracyjnych zostały zweryfikowane pod kątem poprawności formalnoprawnej przez obsługę prawną danego urzędu. 6. W urzędach dysponujących systemem elektronicznego obiegu dokumentów baza wzorów decyzji powinna być - w zależności od konkretnej konstrukcji - albo jego częścią, albo być z tym systemem bezpośrednio powiązana. Optymalnym rozwiązaniem byłoby automatyczne wypełnianie części pól (wszystkich tych, które wynikają z posiadanych skądinąd informacji, w szczególności z przetworzonego do postaci bazodanowej wniosku wszczynającego postępowanie, np. imienia i nazwiska wnioskodawcy, adresu). Wówczas osobie zatrudnionej na stanowisku urzędniczym, a rozstrzygającej daną sprawę, pozostawałoby skupienie się wyłącznie na stronie merytorycznej decyzji - tj. rozstrzygnięciu i jego uzasadnieniu. |