Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach)
Strona główna
Usługi społeczne
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
» Zarządzanie strategiczne
» Zarządzanie zasobami
» Zarządzanie personelem
» Partnerstwo
» Zarządzanie usługami
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
Dialog społeczny
SMUP
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.673.821
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.


 Rozwój instytucjonalny : Zarządzanie strategiczne
Baza wzorów decyzji administracyjnych w gminie Baranów

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

Przed wdrożeniem opisywanej praktyki każda z wydawanych decyzji administracyjnych przygotowywana była - przynajmniej teoretycznie - „od zera", poprzez jej całościowe redagowanie. W praktyce zazwyczaj kolejna decyzja była sporządzana w oparciu o edytowanie ostatnio wydanej decyzji. Wiązało się to z istotnym ryzykiem pomyłki, np. pozostawienia fragmentów dotyczących poprzedniego rozstrzygnięcia. Było również czasochłonne.

Niezależnie od tego nawarstwianie się w ramach kolejnych edycji znaków sterujących powodowało, że decyzje traciły jednolity wygląd.

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

Idea opracowania bazy wzorów decyzji administracyjnych była pokłosiem dwóch projektów pomocowych (w ramach PO KL), z których korzystała gmina Baranów. W pierwszym z projektów znacząca liczba pracowników uczestniczyła w szkoleniu z zakresu Kodeksu Postępowania Administracyjnego - w tym ze szczególnym uwzględnieniem wymogów prawnych dotyczących kształtu decyzji administracyjnych. Efektem szkolenia było przeświadczenie o konieczności udoskonalenia sposobu redagowania decyzji administracyjnych w urzędzie.

W drugim z projektów jednostka otrzymała wsparcie eksperckie w zakresie jakości i terminowości wydawania decyzji administracyjnych - na tym etapie zdiagnozowane zostały problemy odnośnie jednolitości wydawanych decyzji administracyjnych.

W konsekwencji Sekretarz Gminy podjął decyzję o opracowaniu bazy wzorów decyzji administracyjnych.

1. Opracowanie wzorów przez pracowników merytorycznych zajmujących się określonymi postępowaniami administracyjnymi

Każdy z pracowników został zobowiązany do sporządzenia wzorów (szablonów) decyzji, których wydawanie znajduje się w jego zakresie zadań. Wielkość urzędu sprawiła, że nie zaistniała konieczność wskazywania, który z pracowników wydających decyzje tego samego typu miał przygotować odpowiedni wzór - co do zasady danym rodzajem decyzji zajmowała się tylko jedna osoba.

W praktyce podstawą do przygotowania wzorów stały się wydawane do tej pory decyzje, które zostały zanonimizowane (usunięto dane specyficzne dla konkretnego zakończonego postępowania) i przejrzane pod kątem ewentualnie koniecznych do wprowadzenia zmian.

2. Przedłożenie opracowanych wzorów do zatwierdzenia przez Sekretarza Gminy

Opracowane na poszczególnych stanowiskach wzory decyzji administracyjnych zostały przedłożone do sprawdzenia przez Sekretarza Gminy. Ze względu na mało rozbudowaną obsługę prawną (część etatu radcy prawnego) nie było możliwości przedłożenia wzorów do sprawdzenia przez prawników.

3. Wdrożenie wzorów do stosowania

Robocze wersje wzorów decyzji administracyjnych znajdują się na poszczególnych stanowiskach roboczych.

Niezależnie od tego wszystkie wzory umieszczone są w centralnym repozytorium w miejscu wskazanym przez Sekretarza Gminy.

Rezultaty wdrożenia narzędzia

Na etapie opracowywania opisu dobrej praktyki była ona jeszcze w fazie wdrażania, co uniemożliwia określenie rzeczywistych rezultatów wdrożenia narzędzia. Mogą być one natomiast przewidziane z prawdopodobieństwem graniczącym z pewnością. Skutki te należy dostrzec przede wszystkim na dwóch płaszczyznach:

1. podniesienia jakości wydawanych decyzji administracyjnych - zestandaryzowanie ich formy powiązane z dokonanym przeglądem sprawia, że zagwarantowana została formalna ich prawidłowość, tj. zamieszczenie wszystkich wymaganych prawem elementów. Dzięki temu osoby na stanowiskach urzędniczych mogą skupić swoją uwagę na kwestiach merytorycznych w prowadzonym postępowaniu;

2. skrócenia (choć niewielkiego) czasu prowadzenia postępowania administracyjnego - wypełnienie opracowanego wzoru decyzji administracyjnej zajmuje znacznie mniej czasu niż pisanie jej od podstaw, czy nawet edytowanie poprzednio opracowanej decyzji. W tym ostatnim przypadku znaczna ilość czasu jest bowiem konieczna do poświęcenia na ustalenie fragmentów wymagających zmiany.

Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

Opisywana praktyka została wdrożona zasadniczo bez konieczności poniesienia dodatkowych kosztów finansowych. Zwiększone nakłady osobowe związane z koniecznością opracowania wzorów nie dość, że były zaniedbywalne (porównywalne z czasem zredagowania dwóch decyzji administracyjnych danego typu wydawanych w ramach postępowania), to w praktyce działania zostaną szybko zrekompensowane oszczędnością czasu na etapie późniejszych postępowań.

Z tego względu opisywana praktyka jest bardzo efektywna.

Zasady równości płci
Opisywana praktyka jest neutralna z punktu widzenia szans kobiet i mężczyzn.
Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim

Opisywana praktyka dotyczy wewnętrznego funkcjonowania urzędu jednostki samorządu terytorialnego, w związku z czym nie ma bezpośredniego powiązania z funkcjonowaniem społeczeństwa obywatelskiego jako takiego.

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją

Opisywana dobra praktyka może być replikowana w każdej jednostce samorządu terytorialnego, aczkolwiek zdecydowanie większe korzyści przynosi ona w jednostkach większych. W ich bowiem przypadku - obok wymienionych już wcześniej w sekcji dotyczącej rezultatów wdrożenia narzędzia zalet - przynosi ona dalsze. W szczególności należy tutaj wymienić: ujednolicenie kształtu wydawanych przez samorządowy organ administracji publicznej decyzji niezależnie od osoby decyzję tą opracowującej oraz łatwiejsze wdrożenie nowych pracowników w zakres ich obowiązków.

Nie ulega wątpliwości, że każdy człowiek ma swój specyficzny, trudno powtarzalny sposób wyrażania myśli. W praktyce urzędowej może to jednak stanowić poważny problem. O ile różnice w sposobie formułowania uzasadnienia faktycznego, czy prawnego są w pełni możliwe do zaakceptowania, to nieprofesjonalnie wyglądają sytuacje, w których wydawane przez jeden i ten sam organ decyzje administracyjne mogą się diametralnie różnić w kształcie swoich części stałych w zależności od osoby przygotowującej. Opisywana praktyka pozwala na uniknięcie takich sytuacji.

Większość zagadnień, którymi zajmuje się na co dzień urząd jednostki samorządu terytorialnego ma charakter typowy, powtarzalny. Ich rozstrzyganie wymaga zatem swoistej rutyny - rozumianej w sposób pozytywny nie jako ograniczenie horyzontów, lecz jako nieodmiennie okazywany profesjonalizm. Nowozatrudnieni pracownicy muszą ów profesjonalizm nabyć. Może to oczywiście nastąpić metodą „prób i błędów" - tyle tylko, że jest to metoda nie tylko kosztowna, ale również długotrwała. Na to z kolei żadna organizacja, w tym również administracja publiczna, pozwolić sobie nie może. Możliwość pracy na istniejącej bazie wzorów decyzji skraca czas potrzebny do przyswojenia sobie przez nowych pracowników prawidłowego trybu działań.

1. Dodatkową zaletą opisywanej dobrej praktyki w funkcjonowaniu małych urzędów jednostek samorządu terytorialnej jest z kolei ułatwienie sprawowania zastępstw na poszczególnych stanowiskach pracy. W większych urzędach określonymi zagadnieniami zajmuje się większa liczba pracowników, co oznacza że w przypadku nieobecności jednego z nich jego obowiązki realizuje osoba mająca podobny merytorycznie zakres zadań. W przypadku małych urzędów zazwyczaj każdym z obszarów funkcjonowania zajmuje się jeden pracownik. Osoba wyznaczona do sprawowania zastępstwa ma ograniczoną wiedzę w zakresie spraw, w których zastępstwo ma sprawować. Baza wzorów decyzji umożliwia zatem niejednokrotnie zakończenie postępowania bez oczekiwania na powrót nieobecnego pracownika - dzięki dostarczeniu odpowiedniej wiedzy specjalistycznej jego zastępcy.

2. Przygotowanie bazy wzorów decyzji administracyjnych może być traktowane jako pierwszy krok do wprowadzenia systemu zarządzania procesowego (w tym jako części systemu zarządzania jakością). Opracowana baza powoduje bowiem zestandaryzowanie wyjścia poszczególnych postępowań administracyjnych, a zatem - wyjścia typowych procesów przeprowadzanych w aparacie pomocniczym organu wykonawczego jednostki pomocniczej gminy. Po opracowaniu bazy wniosków (wraz z ewentualnymi kartami informacyjnymi) oraz szczegółowym opisaniu przebiegu poszczególnych procesów uzyskujemy właśnie system zarządzania procesowego.

3. Przed przystąpieniem do opracowywania bazy wzorów decyzji administracyjnych zaleca się uprzednie przeprowadzenie szkolenia z zakresu postępowania administracyjnego, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów prawnych stawianych decyzjom administracyjnym. Pozwoli to na uniknięcie popełnienia błędów systemowych, których usunięcie na późniejszym etapie jest oczywiście możliwe, wiąże się jednakże ze znaczącym nakładem pracy.

4. W większych jednostkach samorządu terytorialnego - takich, w których sprawami administracyjnymi danego rodzaju zajmuje się kilka osób - konieczne jest wskazane osoby odpowiedzialnej za monitorowanie aktualności danego wzoru decyzji administracyjnej.

5. Zaleca się by przed zatwierdzeniem do stosowania opracowane wzory decyzji administracyjnych zostały zweryfikowane pod kątem poprawności formalnoprawnej przez obsługę prawną danego urzędu.

6. W urzędach dysponujących systemem elektronicznego obiegu dokumentów baza wzorów decyzji powinna być - w zależności od konkretnej konstrukcji - albo jego częścią, albo być z tym systemem bezpośrednio powiązana. Optymalnym rozwiązaniem byłoby automatyczne wypełnianie części pól (wszystkich tych, które wynikają z posiadanych skądinąd informacji, w szczególności z przetworzonego do postaci bazodanowej wniosku wszczynającego postępowanie, np. imienia i nazwiska wnioskodawcy, adresu). Wówczas osobie zatrudnionej na stanowisku urzędniczym, a rozstrzygającej daną sprawę, pozostawałoby skupienie się wyłącznie na stronie merytorycznej decyzji - tj. rozstrzygnięciu i jego uzasadnieniu.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja   :.

 Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi
i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego
(gminach i powiatach)
 Związek
Miast Polskich
Związek
Gmin Wiejskich RP
Związek
Powiatów Polskich