Podobnie jak w wielu urzędach administracji samorządowej przed wdrożeniem spójnego systemu proces podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników miał charakter chaotyczny. Odbywało się to ze szkodą – tak dla finansów, jak i czasu pracowników. 

System podnoszenia kwalifikacji pracowników został wdrożony w Starostwie Powiatowym Powiatu Wołomińskiego na podstawie zarządzenia nr 68/2005 Starosty Powiatu Wołomińskiego z dnia 26 sierpnia 2005 roku. W swoim założeniu system miał składać się z dwóch części związanych z pozyskiwaniem wiedzy odpowiednio poprzez szkolenia i samodoskonalenie. W praktyce druga część pozostała w dużej mierze nieuregulowana – jest to zresztą w dużej mierze zrozumiałe. Samodoskonalenie jest procesem ex definitione bardzo osobistym i udział w nim pracodawcy powinien polegać jedynie na stwarzaniu warunków do pracy pracowników nad sobą, nie zaś na stwarzaniu sztywnych ram funkcjonowania.W odniesieniu do szkoleń system wyróżnia szkolenia wewnętrzne i szkolenia zewnętrzne. Te pierwsze są przeprowadzane w miarę istniejących potrzeb przez pracowników – głównie na potrzeby własnej komórki organizacyjnej. Mieszczą się tu również szkolenia przeprowadzane w ramach kaskadowania wiedzy po odbytym przez pracownika szkoleniu zewnętrznym.Główna część systemowej regulacji w Starostwie Powiatu Wołomińskiego dotyczy zagadnień związanych ze szkoleniami zewnętrznymi. Wyróżnić tutaj należy cztery etapy tworzące swoistą zamkniętą całość:

1.  Planowanie szkoleń

Teoretycznie podstawą systemu są sporządzane na okres roku plany szkoleniowe. Informację o potrzebach szkoleniowych przekazują właściwi naczelnicy wydziałów do Wydziału Organizacji i Kadr. Wydział ten – w oparciu o otrzymane informacje, jak również analizę wyników ocen okresowych – sporządza w terminie do 15 lutego plan.

2.  Kierowanie na szkolenia

Pierwszym etapem kierowania na szkolenia jest weryfikacja ofert szkoleniowych przeprowadzana przez Sekretarza Powiatu. Istotną rolę odgrywa tutaj baza firm szkoleniowych. Oferty szkoleń uznanych za godne uwagi są kierowane do właściwych merytorycznie wydziałów.

Naczelnicy właściwych wydziałów na podstawie oceny merytorycznej otrzymanej oferty podejmują decyzję o ewentualnym wytypowaniu pracownika do udziału w szkoleniu. Istnieje przy tym obowiązek wskazania przesłanek takiego wytypowania. Ustalona została bowiem (przynajmniej w sensie formalnym) hierarchia przesłanek uzasadniających skierowanie na szkolenie. Są to odpowiednio w kolejności: zwiększenie zakresu obowiązków, przeniesienie na inne stanowisko pracy, zmiany legislacyjne, problemy zgłaszane przez pracowników – przede wszystkim w odniesieniu do trudności w realizacji konkretnych powierzonych obowiązków, zalecenia płynące z ocen okresowych, a wreszcie roczny plan szkoleń. Wniosek o skierowanie pracownika jest składany w Wydziale Organizacji i Kadr.

Złożony wniosek jest weryfikowany przez Skarbnika Powiatu pod kątem weryfikacji możliwości finansowych. Akceptacja ze strony Skarbnika uruchamia procedurę zgłoszenia uczestników u organizatora szkolenia.

Charakter porządkowy ma prowadzenie dla każdego pracownika odrębnej karty szkoleń.

3.  Ocena szkoleń

Każde odbyte szkolenie jest oceniane w dwóch horyzontach czasowych – natychmiastowym (w terminie do 7 dni od daty zakończenia szkolenia) i odroczonym (w terminie 6 miesięcy od daty zakończenia szkolenia). Celem pierwszej oceny (wstępnej) jest zebranie danych – wyrażonych w formie liczbowej – o wartości merytorycznej i metodologicznej szkolenia. Celem oceny odroczonej jest ustalenie – tym razem już w formie opisowej – długofalowych konsekwencji uczestnictwa pracownika w szkoleniu, a zwłaszcza skutków w postaci ułatwienia w wykonywaniu zadań, czy zwiększenia efektywności. Ze względu na taki cel oceny jest ona – po sporządzeniu przez pracownika – komentowana (również na piśmie) przez przełożonego pracownika.

4.  Aktualizacja bazy firm szkoleniowych

Ocena wstępna szkoleń jest podstawą do tworzenia swoistego rankingu firm szkoleniowych. W systemie przyjętym w Starostwie Powiatu Wołomińskiego ranking ten jest dość prosty – polega na podzieleniu firm na dwie grupy: rekomendowanych i odradzanych. Następuje to w oparciu o wyliczenie średniej ze wszystkich cząstkowych ocen punktowych oceny wstępnej – do grona firm rekomendowanych trafiają te, w przypadku których tak wyznaczony wskaźnik przekracza połowę możliwych do uzyskania punktów.

Dzięki wdrożeniu opisywanej praktyki poprawione zostały wskaźniki efektywności procesu doskonalenia pracowników – dzięki dostosowaniu oferty do rzeczywistych potrzeb oraz unikanie firm szkoleniowych oferujących usługi niskiej jakości.

Wdrożenie praktyki odbywa się przy znikomych kosztach własnych – zwłaszcza jeśli odniesie się je do potencjalnie możliwych do uzyskania oszczędności związanych z unikaniem złych firm szkoleniowych oraz dostosowaniem szkoleń do rzeczywistego zapotrzebowania. 

Przy realizacji opisywanej praktyki zagwarantowane jest, że kierowanie na szkolenia następuje w oparciu o obiektywne kryteria, tj. rzeczywiste zapotrzebowanie urzędników – co oznacza likwidację niebezpieczeństwa dyskryminacji ze względu na płeć.

Praktyka ze względu na swój charakter nie jest związana ze współpracą ze środowiskiem obywatelskim.

Nie ulega wątpliwości, że optymalnie w każdym urzędzie administracji samorządowej powinien funkcjonować system zapewniający zachowanie wysokiego poziomu kompetencji pracujących w nim urzędników. Oczywiście zastosowane narzędzia muszą być dostosowane do wielkości urzędu – pewne metody (chociażby kaskadowanie wiedzy) staje się bowiem skuteczne dopiero po przekroczeniu przez urząd pewnej wielkości. W każdym jednak wypadku warto jest zwrócić uwagę na następujące kwestie:

·    weryfikację jakości szkoleń oferowanych przez określoną firmę szkoleniową. Na rynku funkcjonują bowiem liczne firmy prowadzące bardzo szeroką akcję marketingową – osoby znające realia funkcjonowania urzędu najlepiej wiedzą ile ofert znajduje się w codziennej korespondencji. Konieczne jest zatem wprowadzenie kryteriów pozwalających na wstępne odrzucanie części ofert – a złe doświadczenia z przeszłości powinny nas do tego nakłaniać. Przestrzegałbym jednak przez wyciąganiem wniosków na podstawie pojedynczego szkolenia. Statystyka ma to do siebie, że dobrze działa dopiero w momencie, gdy opiera się na dostatecznie licznej próbce. Wydaje się zatem, że w porównaniu z systemem ze Starostwa Powiatu Wołomińskiego należałoby wprowadzić trzecią kategorię firm – weryfikowane. Dopiero po zebraniu ocen np. z trzech szkoleń następowałaby kwalifikacja do grupy rekomendowanych lub odradzanych;

·    konieczne jest znalezienie właściwej roli dla rocznego planu szkoleń. Jest on z jednej strony potrzebny, by wprowadzić pewne uporządkowanie; z drugiej strony często na etapie jego sporządzanie nie można przewidzieć potrzeb (bywa że w ciągu roku następuje kilkakrotna nowelizacja ustawy). Konieczne jest zatem znalezienie złotego środka;

·    system funkcjonujący w Powiecie Wołomińskim jest w większym stopniu nastawiony na właściwą selekcję ofert, które już spływają. Warto jest rozważyć wprowadzenie narzędzi wspierających aktywne poszukiwanie potrzebnych szkoleń;

·    w większych urzędach obowiązkiem osób skierowanych na szkolenie powinno być dalsze przekazanie wiedzy i to nie tylko poprzez udostępnienie materiałów ze szkolenia. Jak wiedzą osoby uczące – nauczanie innych jest najlepszym sposobem na pogłębienie wiedzy i spojrzenie na część zagadnień z innej perspektywy;

·    w mniejszych urzędach warto rozważyć organizowanie ogólnych szkoleń dla wszystkich pracowników poświęconych prezentacji zakresu zadań innych komórek. Specjalizacja jest oczywiście potrzebna, lecz w małych urzędach cenna jest również pewna wiedza ogólna o całokształcie zadań określonego szczebla samorządu.