Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych - wypracowanie i upowszechnienie standardów współpracy
Strona główna
Współpraca JST-NGO
» Praktyki
Usługi społeczne
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
Efektywność energetyczna
Współpraca między JST
Dialog społeczny
SMUP
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.664.975
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.

 Współpraca JST-NGO : Praktyki
Udział trzeciego sektora w zarządzaniu gminą

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

Celem projektu było podjęcie szeregu kompleksowych działań zmierzających do wzmocnienia infrastrukturalnego organizacji pozarządowych oraz tworzenia strategicznych programów rozwiązywania i zaspokajania potrzeb mieszkańców gminy oraz rozwiązywania problemów lokalnych przy wysokim współczynniku efektywności.

Na przestrzeni ostatnich lat na terenie gminy znacząco wzrosła liczba organizacji pozarządowych. Obecnie działa ich tu prawie sto. Dzięki sprzyjającej demokracji obywatelskiej, polityce władz samorządowych i dużemu potencjałowi miejscowego trzeciego sektora, częściowo lub całkowicie przejął on i z powodzeniem realizuje sporą część zadań własnych gminy. Organizacje pozarządowe niejako zdominowały kilka znaczących pół działalności samorządu: oświatę i wychowane, kulturę, sport, krajoznawstwo, profilaktykę uzależnień, ochronę przeciwpożarową, usługi opiekuńcze i ochronę zwierząt. Stworzyły silny niepubliczny odłam edukacji, szczególnie na terenach wiejskich, zbudowały sieć świetlic środowiskowych, wzbogaciły i urozmaiciły życie kulturalne i sportowe gminy, zdominowały rynek usług opiekuńczych, ochronę nad zwierzętami, ochronę nad zabytkami.

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

Projekt jest wdrażany w Jarocinie od 2003 roku, od momentu przyjęcia przez gminę pierwszego Programu współpracy gminy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego (Tekst programu - patrz Załącznik nr 3). Z roku na rok zakres współpracy jest powiększany - w oparciu o lokalnych liderów i grupy inicjatywne, dzięki merytorycznemu i organizacyjnemu wsparciu urzędu. Jego realizacja możliwa jest dzięki przyjęciu i stosowaniu zasady partycypacji społecznej.

Cały zakres współpracy gminy z organizacjami jest współtworzony przez obie strony, wspólnie analizowany. Przykładem takiego działania było np. powołanie zespołów ds. konsultacji samorządu z organizacjami pozarządowymi (istnieją 4 takie zespoły, odpowiednio ds. kultury i sztuki, sportu kultury fizycznej, zdrowia i profilaktyki, oświaty i ekologii). Komisje te są powoływane i pracują zgodnie z regulaminem będącym załącznikiem do programu współpracy. W każdym z 4 zespołów zasiada: 3 przedstawicieli NGO, 2 radnych, 2 pracowników urzędu miejskiego. Członkowie zespołów z ramienia NGO są wybierani co dwa lata podczas jednego ze spotkań konsultacyjnych dotyczących programu współpracy. Kandydatów wskazują przedstawiciele wszystkich obecnych na spotkaniu NGO, po czym odbywa się głosowanie i wybór po 3 członków do każdego zespołu.

W Jarocinie sporządzany jest roczny program współpracy z organizacjami pozarządowymi. Podczas jego opracowywania odbywają się 2 spotkania konsultacyjne, na które listownie zapraszani są przedstawiciele wszystkich organizacji z bazy NGO współpracujących z gminą. Organizacje podczas tych spotkań przedstawiają swoje uwagi do projektu programu współpracy, który wcześniej dostępny jest na stronie www oraz w wersji papierowej do pobrania w urzędzie. Uwagi te w miarę możliwości prawnych i finansowych wprowadzane są do programu i mają bardzo duże znaczenie dla jego ostatecznego kształtu. Wspólnie ustalane są zadania priorytetowe do realizacji w danym roku budżetowym.

Rokroczne zwiększanie zakresu współpracy gminy z organizacjami pozarządowymi i poszerzanie ich udziału w zarządzaniu gminą Jarocin jest możliwe i efektywne dzięki sukcesywnie wprowadzanemu  i poszerzanemu wsparciu merytorycznemu i organizacyjnemu ze strony gminy. Realizowane jest ono na kilku płaszczyznach:

  • Stały kontakt i wzajemna wymiana informacji poprzez funkcję pełnomocnika burmistrza ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi. Gromadzenie bazy potrzeb lokalnych NGO i znajdowanie źródeł ich finansowania (zbieranie pomysłów, idei, obszarów wymagających wsparcia, wskazywanie dogodnych źródeł finansowania i pomoc w aplikowaniu o środki). Stworzenie mapy aktywności organizacji pozarządowych gminy Jarocin, (internetowa baza organizacji z podaniem ich najważniejszych pól prowadzonej działalności, co stanowi swoistą ofertę dla potencjalnych partnerów z II i III sektora)
  • Stałe poradnictwo dla organizacji pozarządowych:

Prowadzenie konsultacji i doradztwa dla organizacji pozarządowych w zakresie prawnym, organizacyjnym, rachunkowo-księgowym, pozyskiwania środków (systematyczne dyżury specjalistów). Dyżury grantowe - pomoc w wypełnianiu formularzy wniosków uruchamiane każdorazowo przed składaniem ofert w konkursach ogłaszanych przez burmistrza. Cotygodniowy newsletter wysyłany do organizacji pozarządowych.

  • Szkolenia dla organizacji pozarządowych:

Organizowanie specjalistycznych szkoleń dla organizacji pozarządowych (tematyka szkoleń jest opracowywana na podstawie badań potrzeb szkoleniowych w organizacjach pozarządowych).

  • Utworzenie na terenie całej gminy sieci punktów wyposażonych w komputery z osprzętem i dostępem do internetu - "mini-biur" dla organizacji pozarządowych. W mini-biurach organizacje mogą korzystać z 2 zestawów komputerowych z dostępem do Internetu i podstawowych materiałów biurowych. Mini-biura są czynne i dostępne dla organizacji pozarządowych 8 godzin dziennie przez 5-6 dni w tygodniu.
  • Organizacja imprez otwartych, wspólnych kampanii promocyjnych

Organizacja imprezy promocyjnej festiwalu stowarzyszeń Mamy talent (całodniowa impreza plenerowa, podczas której na scenie organizacje prowadzące warsztaty artystyczno-kulturalne prezentują efekty swojej pracy warsztatowej, stowarzyszenia i kluby sportowe w miasteczku sportowym promują prowadzone przez siebie szkółki sportowe, pozostałe stowarzyszenia promują swoją działalność na stoiskach wystawienniczych).

Wspólnie prowadzona i wspólnie finansowana kampania promocyjna 1% na rzecz organizacji pozarządowych z terenu gminy wśród mieszkańców gminy.

  • Promocja przedsięwzięć organizowanych przez organizacje pozarządowe.

Prowadzenie stałej rubryki dla i o organizacjach pozarządowych w prasie lokalnej - bezpłatnym dwutygodniku, który dociera do każdego gospodarstwa na terenie gminy. Możliwość bezpłatnego zamieszczania plakatów promujących imprezy i przedsięwzięcia realizowane przez stowarzyszenia na słupach ogłoszeniowych na terenie całej gminy.

        Bezpłatne użyczanie stowarzyszeniom gminnych nieruchomości i lokali na prowadzenie działalności.

       Specjalny niskooprocentowany fundusz pożyczkowy dla organizacji pozarządowych działających na terenie gminy Jarocin uruchomiony w porozumieniu z gminą przez gminną spółkę Jarocińskiego Funduszu Poręczeń Kredytowych, Stowarzyszenie może pożyczyć do 100.000 zł na okres maksymalnie 3 lat. Oprocentowanie pożyczki utrzymane jest na poziomie oprocentowania lokat oszczędnościowych.

Ponieważ zakres wsparcia w ostatnim czasie znacznie się poszerzył, gmina zdecydowała o częściowym przekazaniu go do realizacji organizacji pozarządowej.  Od 2010 r. znaczna część wymienionych powyżej zadań została zlecona do realizacji Fundacji 750-lecia Jarocina, która uzyskała dotację z PO FIO i prowadzi Jarocińskie Centrum Organizacji Pozarządowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu zakres usług na rzecz organizacji pozarządowych i poradnictwa dla lokalnej społeczności znacznie się poszerzył, przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów ponoszonych przez gminę. W budżecie na lata 2010 - 2011 prowadzenie Centrum wsparte zostało tylko 20%-owym udziałem gminy w ogólnych kosztach zadania.

Mieszkańcy Jarocina włączani są w ważne dla miasta i samorządu sprawy: przeprowadzono ankietę przy tworzeniu Strategii Rozwoju Miasta, prowadzi się wśród mieszkańców badania nt. funkcjonowania urzędu. Kluczowe dla miasta decyzje podejmowane są w drodze konsultacji społecznych. Tak było np. w kwestii reorganizacji ruchu w centrum miasta, budowy biogazowni, czy przekształcania szkół publicznych w niepubliczne prowadzone przez stowarzyszenia.

Rezultaty wdrożenia narzędzia

Podejście władz gminy do współpracy z trzecim sektorem spowodowało w ostatnich latach potrojenie liczby organizacji pozarządowych. W 2010 r. na terenie Jarocina i 4 gmin z powiatu działało ich już ponad 150. Liczba projektów zrealizowanych przez organizacje pozarządowe, współfinansowanych przez gminę wzrosła z 32 w roku 2003 do 185 w roku 2009. Podobne wzrosty zanotowano gdy chodzi o liczbę zadań zlecanych do realizacji organizacjom pozarządowym w otwartych konkursach ofert. W roku 2003 były to 4 zadania, w  2009 - 23.

Znaczący udział III sektora w zarządzaniu gminą Jarocin najlepiej widoczny jest poprzez procentowy udział sumy środków przekazywanych na dotacje dla organizacji pozarządowych w stosunku do ogółu budżetu gminy, który w roku 2009 wynosił niespełna 8%, a w roku 2010 - już 9%.

Coraz większe kwoty przekazywane na dotacje dla organizacji pozarządowych są wynikiem umniejszania wydatków na instytucje kultury, spowodowanego przekazywaniem części zadań do realizacji stowarzyszeniom. To również efekt przekształcania małych, a wymagających dużych nakładów finansowych placówek oświatowych na terenach wiejskich, w szkoły niepubliczne prowadzone przez stowarzyszenia. Zlikwidowano Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji i powołano w jego miejsce spółkę gminną.

Odbiorcami działań w ramach projektu „Jarocin - gmina obywateli. Udział III sektora w zarządzaniu gminą Jarocin" są wszyscy mieszkańcy gminy Jarocin, a w szczególności dzieci i młodzież szkolna oraz osoby starsze, bo oni są najczęstszymi beneficjentami i odbiorcami przedsięwzięć realizowanych przez organizacje pozarządowe przy wsparciu gminy.

W projekcie bierze udział ok. 85 % organizacji. W roku 2009 gmina współpracowała z 84 organizacjami pozarządowymi, które realizowały 176 zadań (w tym 31 zadań finansowanych poza otwartymi  konkursami ofert - dotacje dla ochotniczych straży pożarnych oraz niepublicznych placówek oświatowych). W ramach otwartych konkursów ofert podpisano 145 umów (w tym jedną wieloletnią z roku 2007).

Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

Projekt ma charakter cykliczny i jest prowadzony nieprzerwanie od 2003 roku.

Suma dotacji dla organizacji pozarządowych i innych podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego wydatkowana z budżetu gminy Jarocin w roku 2010 wyniosła 13.091.787 zł.

W otwartych konkursach ofert na wspieranie zadań publicznych w proporcjach średnio 50% dotacja -  50% środki własne, w 2009 r. wydatkowano kwotę 1 395 785. Wobec czego można przyjąć, że łączna suma wydatkowanych środków na realizację zadań przez samorząd i organizacje pozarządowe to kwota 2 791 570 zł. Wkład rzeczowy i osobowy ze strony organizacji pozarządowych jest trudny do oszacowania.

Jeśli chodzi o koszty poniesione na doradztwo i szkolenia w 2009 r., to złożyło się na nie częściowe zaangażowanie czasu pracy 3 pracowników urzędu miejskiego obsługujących organizacje pozarządowe, które oszacowano na 48 000 zł.

Szkolenia nie stanowią dodatkowego kosztu, ponieważ są nieodpłatnie prowadzone przez pracowników urzędu, członków współpracujących z urzędem organizacji i przez wykwalifikowanych trenerów (nieodpłatnie, w ramach prowadzonych przez ich rodzime organizacje projektów szkoleniowych), przy wykorzystaniu gminnego lokalu i sprzętu multimedialnego.

Impreza promocyjna Mamy talent, kampania promocyjne „1% dla OPP" organizowane w tym samym roku pociągnęły za sobą wydatki z budżetu gminy i instytucji kultury pomagających w organizacji imprezy w wysokości 15 000 zł, wydatki po stronie organizacji pozarządowych to 5 000 zł.

Publikacje na temat przedsięwzięć realizowanych przez organizacje w prasie lokalnej kosztowały 12 000 zł, porady księgowe - 5 800 zł (usługa uruchomiona od lutego roku 2010).

Sieć mini-biur dla NGO na terenie całej gminy funkcjonuje bezkosztowo w ramach istniejącej sieci bibliotek i czytelni publicznych.

Porad prawnych udziela prawnik obsługujący urząd miejski.

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją

Rozwiązania wprowadzone przez gminę Jarocin są jak najbardziej uniwersalne, przy założeniu woli obopólnej współpracy i komunikacji. Projekt opiera się na  wykorzystaniu potencjału społecznego, a taki istnieje w każdej gminie, należy go tylko sprawnie zidentyfikować i stworzyć warunki rozwoju.

Na wstępnym etapie realizacji projektu nie są konieczne dodatkowe nakłady finansowe ani osobowe, środki na dotacje dla organizacji pozarządowych można wygospodarować z bieżących działań budżetu gminy oddając niektóre z nich do realizacji stowarzyszeniom, a obsługę organizacji pozarządowych prowadzić mogą etatowi urzędnicy, którzy wprawdzie powinni najpierw wyszkolić się w tym kierunku, ale to też nie stanowi dodatkowych kosztów, ponieważ na rynku szkoleniowym istnieje spora baza szkoleń bezpłatnych realizowanych przez wyspecjalizowane organizacje pozarządowe.

Najistotniejsze jest konstruowanie Programu współpracy wespół z organizacjami pozarządowymi (a nie tylko konsultowanie jego zapisu) i budowanie budżetu gminy w oparciu o zapisy programu współpracy. W Jarocinie Program współpracy jest przyjmowany równocześnie z prowizorium budżetowym, czyli sporo przed przyjęciem budżetu.

Największym wyzwaniem jest profesjonalizacja rodzimego trzeciego sektora. Jest to  kilkuletni proces, nad którym pracują i samorząd i organizacje. Jego efekty widoczne są z roku na rok, ale wciąż powstają nowe organizacje wymagające wsparcia, a i te już istniejące, ze względu na poszerzanie zakresu swoich działań, też niejednokrotnie wymagają pomocy merytorycznej, organizacyjnej czy finansowej ze strony gminy. Potrzeby te należy na bieżąco diagnozować i reagować.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego