Skomplikowana i długotrwała procedura otwartego konkursu ofert zniechęcała niektóre organizacje do składania ofert na realizację zadań publicznych. Nie wszystkie pomysły organizacji wpisywały się bowiem w zadania konkursowe. Poza tym brakowało środków budżetowych na realizację własnych inicjatyw organizacji. Większość konkursów była ogłaszana 1 raz w roku i nie było możliwości późniejszego złożenia oferty ze względu na brak środków budżetowych lub wysokie koszty przeprowadzenia procedury konkursowej przy niewielkich środkach pozostałych po konkursach. Nowelizacja ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w marcu 2010 r., która wprowadziła nowy, pozakonkursowy tryb zlecania zadań publicznych organizacjom pozarządowym (art. 19a), stworzyła szansę i narzędzie aktywizacji małych organizacji pozarządowych - możliwość wdrożenia procedury ubiegania się o „mały grant".

Pierwszym krokiem w kierunku wdrożenia procedury ubiegania się o „mały grant" w mieście było zasięgnięcie opinii radcy prawnego Urzędu Miasta na temat zapisów art. 19a ustawy dotyczących użytych tam pojęć „wniosku" oraz „oferty". Zgodnie z wydaną opinią prawną, przyjęto interpretację, że pojęcia te nie są tożsame, tj. najpierw składany jest wniosek, a później oferta.

Następnie (marzec/kwiecień 2010) w Wydziale Spraw Społecznych i Zdrowia (wydział koordynujący współpracę miasta z organizacjami pozarządowymi) opracowano szczegółowe procedury oraz wzór wniosku o przyznanie dotacji w trybie art. 19a ustawy. W kwietniu 2010 r. dokonano zmian w budżecie miasta, aby zabezpieczyć środki finansowe na dotacje udzielane w trybie „małych grantów". Udzielenie pierwszego „małego grantu" miało miejsce w maju 2010 roku. W tym samym miesiącu przekazano procedurę wraz ze wzorem wniosku do wiadomości i wykorzystania pracownikom innych wydziałów i jednostek organizacyjnych miasta, które współpracują finansowo z organizacjami pozarządowymi. W lipcu zorganizowano w Inkubatorze Społecznej Przedsiębiorczości spotkania z organizacjami pozarządowymi na temat trybów przekazywania dotacji z budżetu miasta, ze szczególnym uwzględnieniem nowego trybu z art. 19a ustawy. Na spotkanie opracowano krótką prezentację na temat „Jak pozyskać mały grant?", która została udostępniona na stronie www.ngo.umtychy.pl w zakładce „materiały do pobrania". Oprócz tego spotkania organizacje są systematycznie informowane o wysokości środków budżetowych przeznaczonych na „małe granty" i zachęcane ich do składania wniosków (telefonicznie, e-mailowo oraz przy okazji spotkań w Inkubatorze). Inkubator Społecznej Przedsiębiorczości przy Wydziale Spraw Społecznych i Zdrowia oferuje ponadto pomoc w ich przygotowaniu.

Sposób funkcjonowania trybu „małych grantów" (art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) w praktyce został przedstawiony w załączniku.

Zaproponowane rozwiązanie uzupełnia wachlarz realizowanych w mieście zdań publicznych o takie, które nie wpisują się tematycznie w zadania konkursowe, i daje szansę na „przetestowanie" innowacji. Poza tym ułatwia małym organizacjom dostęp do dotacji na realizację zadań publicznych w mieście lub na rzecz mieszkańców miasta, efektywne wykorzystanie środków pozostałych po otwartych konkursach ofert, a także zwiększenie zaangażowania organizacji pozarządowych w realizację zadań publicznych (zarówno pod względem liczby organizacji realizujących zadania publiczne, jak i liczby zadań realizowanych przez organizacje). Zalety tego rozwiązania z punktu widzenia JST to „prosta w obsłudze" procedura, która pozwala na negocjowanie kształtu ostatecznej oferty. Korzyścią dla NGO jest to, iż wypełnienie nieskomplikowanego wniosku zajmuje mniej czasu niż opracowanie pełnej oferty. Ponadto wniosek nie wymaga dodatkowych załączników oraz nie stanowi dla organizacji zobowiązania; nawet jeśli są uwagi przedstawicieli Urzędu co do celowości (wniosek może zostać poprawiony i złożony ponownie).

W 2010 r. podpisano i zrealizowano 9 umów w 4 obszarach działalności pożytku publicznego, w tym 1 na dofinansowanie wkładu własnego do projektu finansowanego z PO FIO.

Opracowanie i wdrożenie procedury nie wymagało żadnych nakładów finansowych. Wszystkie działania zostały przeprowadzone „bezkosztowo" przez pracowników Wydziału Spraw Społecznych.

Kwota środków wydatkowanych na „małe granty" w 2010 r. wyniosła 43 639 zł. Środki zaplanowane na „małe granty" w 2011 r. to: 75 000 zł (możliwe zwiększenie w razie dużego zainteresowania ze strony organizacji).

Aby tryb „małych grantów" zadziałał i spełnił zakładane cele, niezbędne jest:

• zapoznanie urzędników z procedurą,
• zabezpieczenie środków budżetowych na „małe granty",
• bieżące informowanie organizacji o dostępnych środkach oraz wsparcie w pisaniu wniosków.