Funkcjonowanie ZGRP przez wdrożeniem rozwiązania obejmowało dwa kluczowe aspekty:

-wymiar rzeczywistej jakości życia na poziomie lokalnym - gł. tych aspektów działania zrzeszonych JST, które mogą być przedmiotem zaangażowania ZGRP

- wymiar instytucjonalny ZGRP jako organizacji, która realizuje projekty/ programy na rzecz swoich członków, inicjuje kierunki działania, zapewnia usługi zarządzania procesami o charakterze ponadgminnym

Celem Związku Gmin Regionu Płockiego jest realizacja zadań związanych z gospodarką odpadami, ochroną środowiska oraz szeroko rozumianą poprawą jakości życia mieszkańców. Dążąc do przyspieszenia rozwoju społeczno-ekonomicznego i wzrostu spójności w regionie płockim poprzez podejmowanie wspólnych działań w ramach zrzeszonych gmin, ZGRP skupiał swoją działalność na realizacji projektów partnerskich - zarówno inwestycyjnych jak i edukacyjnych, w większości dofinansowywanych ze środków zewnętrznych.

Istotą naszej działalności stało się rozpropagowywanie wśród społeczności lokalnych postaw proekologicznych oraz edukacji ekologicznej w zakresie segregacji odpadów komunalnych jak również realizacja programów i działań inwestycyjnych związanych z ochroną środowiska, polepszeniem jakości życia mieszkańców gmin - członków Związku Gmin, czy też realizacja działań zmierzających do podniesienia kwalifikacji oraz jakości wykonywanych usług przez nasze Urzędy. Realizacja ww. projektów pozwoliła wypracować skuteczne mechanizmy współpracy, które dzięki wzajemnemu zaufaniu w ramach partnerstwa, zapewniły właściwą realizację celów projektu. Oprócz zawieranych porozumień i umów partnerskich, regulujących prawa, obowiązki i finanse poszczególnych partnerów, istotna była dbałość o wspólne podejmowanie decyzji, dochodzenie do censensusu i monitoring.

Przy planowaniu Obszaru Funkcjonalnego Aglomeracji Płockiej (OFAP) wykorzystano doświadczenia z innego, zintegrowanego rozwiązania realizowanego przez ZGRP - systemu gospodarki odpadami, prowadzonego dla 13 zrzeszonych gmin, w którym ZGRP pełni rolę koordynatora tego kompleksowego podejścia, pod względem prawnym, decyzyjnym, finansowym i organizacyjnym. Jest to przykład efektywnego zainicjowania zmian o charakterze strategicznym na terenie zrzeszonych gmin.

Przed wdrożeniem opisanego w niniejszym wniosku rozwiązania, ZGRP podjęło w 2013 r. próbę sformalizowania obszaru funkcjonalnego, poprzez opracowanie strategii rozwoju ZGRP do 2020 r. Powstały dokument, przyjęty przez Zgromadzenie ZGRP w formie projektu, jest usystematyzowaniem w zakresie misji i celów funkcjonowania ZGRP w ujęciu statutowym, jak również stanowi wyjściowy materiał diagnostyczny pod kątem rozwoju społeczno-gospodarczego, wykorzystany przy tworzeniu strategii dla OFAP.

Obszar funkcjonalny 18 gmin Związku Gmin Regionu Płockiego oraz Powiatu Płockiego, powiązanych ze sobą w różnych obszarach, a także współpracujących przy realizacji wielu projektów ukształtował się w ciągu 21 lat współpracy 1994-2015. Ten wieloletni proces doprowadził do powstania funkcjonalnych i zwartych struktur. Różnorodna struktura samorządów oraz dość duży zasięg terytorialny stanowią wielki potencjał, wynikający z posiadanego doświadczenia oraz różnorodności społecznej, gospodarczej i kulturowej. Mogą one jednak powodować przeszkody w rozwoju OF, związane z rozbieżnymi oczekiwaniami oraz priorytetami rozwojowymi. Działania wyznaczone do realizacji w niniejszym Projekcie (kompleksowa diagnoza OF oraz strategie sektorowe) mają zdelimitować OF oraz wyznaczyć kierunki rozwoju w zdiagnozowanych wstępnie obszarach problemowych. 

Proces suburbanizacji Płocka jest katalizatorem wzmocnienia powiązań funkcjonalnych miasta z sąsiednimi gminami i powiatem płockim ziemskim. Zmiany demograficzne i procesy suburbanizacji Płocka wpływają na podniesienie stopnia zależności i powiązań funkcjonalnych tego miasta z innymi gminami ZGRP.  Wzrost liczby mieszkańców gmin sąsiadujących z Płockiem, przyczynia się do wzrostu zapotrzebowania na usługi publiczne, a zwłaszcza w dziedzinie komunikacji publicznej oraz budowy infrastruktury liniowej. Niezbędne jest również pilne podjęcie procesów rewitalizacyjnych miasta Płocka i innych obszarów miejskich terenów Partnerstwa, celem ożywienia tych ośrodków wzrostu.

Ze względu na duży obszar partnerstwa oraz szeroki zakres tematyczny planowanych strategii, podstawą do realizacji projektu było zawarcie umowy partnerskiej, określającej podział ról i odpowiedzialności partnerów oraz skład organów partnerstwa. Oprócz lidera - ZGRP, pełniącego funkcję koordynatora wszystkich działań, ustanowiono następujące organy wewnątrz partnerstwa:

a)       Przedstawicieli władz poszczególnych Partnerów (każda z Gmin partnerskich zobowiązuje się wyznaczyć jednego przedstawiciela, Powiat Płocki może wyznaczyć dwóch przedstawicieli),

b)       przedstawicieli organizacji pozarządowych (3 osoby), organizacji zrzeszających przedsiębiorców (3 osoby) oraz nauki  - szkół wyższych i jednostek badawczo-rozwojowych (2 osoby)

W ramach ustalonego składu partnerstwa, przy wykorzystaniu zewnętrznego wykonawcy, ustalono wstępną identyfikację kluczowych kierunków rozwoju OFAP.

Delimitacja OFAP została przeprowadzona na podstawie następujących metod:

Metoda ta polegała na wyborze i pogłębionej analizie wszystkich materiałów, które mogą się wydać istotne z punktu widzenia opracowywanej delimitacji, takich jak m.in.: dane statystyczne dotyczące warunków społeczno-ekonomicznych poszczególnych badanych gmin, publikacje naukowe dotyczące obszarów funkcjonalnych i ich delimitacji, dostępne raporty, publikacje dotyczące obszarów funkcjonalnych oraz terenu aglomeracji płockiej, założenia Umowy Partnerstwa 2014-2020, Koncepcja Przestrzennego Zagospodarowania Kraju 2030, Strategia Rozwoju Kraju 2020, Krajowa Strategia Rozwoju Regionalnego 2010-2020: Regiony, Miasta, Obszary wiejskie, Założenia Krajowej Polityki Miejskiej, Strategia Rozwoju Województwa Mazowieckiego do 2030 roku, Plan Zagospodarowania Przestrzennego Województwa Mazowieckiego przyjęty 7 lipca 2014r., projekt Strategii Rozwoju ZGRP z 2013 r., Strategie Rozwoju/ plany zagospodarowania przestrzennego Partnerów, wskaźniki zarządzania strategicznego dla ZGRP i Partnerów udostępnione przez Zamawiającego, badania i ekspertyzy Starostwa Płockiego np. diagnozy stanu realizacji prorozwojowych usług publicznych dotyczące w szczególności uwarunkowań rozwoju społeczno-gospodarczego z uwzględnieniem powiązań funkcjonalno-przestrzennych, systemu edukacji i wychowania w powiecie płockim, usług zdrowotnych, systemu obsługi komunikacyjnej, systemu usług komunalnych, sfery kultury, wypracowane w ramach projektu pn. „Usługi publiczne w powiecie płockim zmiany dla teraźniejszości i przyszłości".

Technika badawcza polegająca na przeprowadzeniu rozmowy telefonicznej z przedstawicielami instytucji odpowiedzialnych za poszczególne dziedziny życia społeczno-gospodarczego. Wywiady te miały na celu uzyskanie krótkich informacji znajdujących się w posiadaniu tych instytucji, które następnie umieszczane były w bazie danych. Badanie to przeprowadzane jest zawsze na próbie pełnej - wśród wszystkich instytucji, co zapewnia kompletność bazy danych wykorzystywanych w dalszych analizach. W niniejszym rozwiązaniu metoda ta służyła uzyskaniu informacji na temat połączeń infrastrukturalnych między gminami, a także na temat obszaru (gmin) obsługiwanego przez daną instytucję. Metoda ta dobrze również sprawdza się w przypadku, gdy informacje są w posiadaniu danej instytucji (np. wydziału w urzędzie), są na tyle krótkie i zwięzłe, że można uzyskać je drogą telefoniczną bez większego angażowania respondenta. 

W celu identyfikacji związków funkcjonalnych pomiędzy poszczególnymi gminami, przeprowadzono badania ilościowe wśród mieszkańców obszaru funkcjonalnego. Realizacja badania pozwoliła na aktywną partycypację mieszkańców w ustaleniu delimitacji obszaru funkcjonalnego biorąc pod uwagę ich faktyczne potrzeby. Przeprowadzonych zostało min. 1000 wywiadów kwestionariuszowych z mieszkańcami. Wykorzystano technikę CAWI (ang. Computer-Assisted Web Interview - wywiad wspomagany komputerowo). Zaproszenie do udziału w badaniu rozesłano do wszystkich urzędów gmin oraz instytucji samorządowych działających na terenie obszaru funkcjonalnego. Ponadto Wykonawca zwrócił się do tych instytucji z prośbą o zamieszczenie informacji o badaniu na swoich stronach internetowych oraz do udostępnienia przygotowanej i dostarczonej przez badaczy informacji na tablicy ogłoszeń lub w innym odpowiednim miejscu.

Wywiady pogłębione to jedna z podstawowych technik badań jakościowych. Polega ona na bezpośredniej rozmowie moderatora z respondentem, prowadzonej w oparciu o scenariusz. Należy przy tym pamiętać, że narzędzie jedynie sugeruje kolejność i zakres zadawanych pytań. Rzetelnie przeprowadzony wywiad oprócz odpowiedzi na pytania zawarte w scenariuszu powinien pogłębiać wszystkie kwestie, w których rozmówca ma szczególnie istotne informacje do przekazania.

Zalety techniki:  uzasadnienie zastosowania indywidualnych wywiadów pogłębionych, wieloaspektowość - technika pozwala na rozszerzenie badanych zagadnień, dzięki możliwości swobodnego dostosowywania scenariusza spotkania (osoba przeprowadzająca wywiad może zadać dodatkowe pytania, jeśli respondent poruszy kwestie istotne dla badanego tematu), hipotezy badawcze - potwierdzenie hipotez uzyskanych na wcześniejszym etapie badania np. dotyczące powiązań funkcjonalnych OFAP. Przeprowadzono wywiady indywidualne bezpośrednio lub - w uzasadnionych przypadkach - telefonicznie, w tym:

- 18 wywiadów w urzędach gmin/ Urzędzie Miasta Płock.

- 1 wywiadu w Starostwie Powiatowym w Płocku.

- 4 wywiadów z ekspertami branżowymi w zakresie: gospodarki wodno-ściekowej, rewitalizacji obszarów miejskich, transportu oraz efektywności energetycznej,

- 10 wywiadów z wybranymi przedstawicielami organizacji pozarządowych działających na terenie OFAP, w tym Lokalnych Grup Działania (ostateczna lista zostanie uzgodniona wraz z Zamawiającym),

- 5 wywiadów z przedstawicielami największych pracodawców, w tym przedstawicielem PKN Orlen S.A., PERN ‘Przyjaźń', Szpitala Wojewódzkiego oraz zrzeszeń pracodawców: BCC, Mazowieckiej Izby Rolniczej oraz Izby Gospodarczej Regionu Płockiego.

W związku z tym, że poruszana w trakcie wywiadu problematyka dotyczyła wielu dziedzin funkcjonowania gminy i powiązań funkcjonalnych z innymi samorządami, w zależności od potrzeby wywiady przybierały formę diad (dwoje respondentów) lub triad (troje respondentów).

Z punktu widzenia rzetelności badania niezwykle istotna jest potrzeba zapewnienia partycypacyjnego udziału w wyznaczaniu obszaru funkcjonalnego organizacjom pozarządowym (NGO) oraz przedsiębiorcom działającym na terenie regionu. W związku z tym przeprowadzono wywiady telefonicznych (CATI, ang. Computer Assisted Telephone Interview, wywiad telefoniczny wspomagany  komputerowo) z przedstawicielami 40 organizacji pozarządowych oraz 95 przedsiębiorstw działających na terenie obszaru funkcjonalnego. Dążono do możliwie maksymalnego zapewnienia reprezentatywności przy doborze respondentów w tej części badania poprzez uwzględnienie wielkości przedsiębiorstwa, branży oraz obszaru działalności.

Wywiad trwał ok. 15 minut. Oprogramowanie CATI sprawia, że zaznaczane odpowiedzi na bieżąco wprowadzane są do bazy wynikowej. Na podstawie zrealizowanego badania wyciągnięte zostały wnioski dotyczące powiązań funkcjonalnych w sferze przedsiębiorczości oraz sektora pozarządowego.

W ostatniej fazie delimitacji obszaru oraz w początkowej fazie opracowywania strategii zorganizowano warsztaty, zarządzania strategicznego - każdy warsztat poświęcony był odrębnie zagadnieniom z każdej strategii. Dodatkowo wyniki wszystkich badań i projekty opracowanych dokumentów, przedkładane były do konsultacji Zespołowi Konsultacyjnemu. W ramach warsztatów wykonawca prezentował wstępną analizę SWOT i priorytety rozwojowe, opracowane na podstawie przeprowadzonych badań.

Na potrzeby przeprowadzenia delimitacji, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia wykonano szereg analiz mających na celu określenie zasięgu obszaru funkcjonalnego w sferach:

-   demograficznej;

-   społeczno-ekonomicznej;

-   gospodarczej;

-   środowiska naturalnego;

-   infrastruktury technicznej i komunikacyjnej;

-   obecnych i przyszłych inwestycji w różnych obszarach rozwoju;

-   obecnych i potencjalnych kierunków rozwoju;

-   powiązań wynikających z procesów historycznych;

W ramach prowadzonych analiz I badań wykonawca określił powiązania między rdzeniem obszaru funkcjonalnego i gminami przylegającymi przy pomocy wskaźników m.in.:

-   funkcjonalnych;

-   społeczno-gospodarczych;

-   morfologicznych;

Efektem badań nad delimitacją OFAP stał się raport obejmujący diagnozę i delimitację OFAP oraz wyniki badań społecznych na potrzeby wykonania tego opracowania. Raport z badań diagnostycznych był wykorzystany przy tworzeniu pozostałych produktów projektu (strategie sektorowe, dokumentacje techniczne dla wybranych inwestycji). Raport opracowany w wyniku realizacji zamówienia zawiera następujące elementy:

-    analizę powiązań funkcjonalnych w obrębie OFAP w sferach: demograficznej; społeczno-ekonomicznej; zagospodarowania przestrzennego; gospodarczej, przyrodniczej; infrastruktury technicznej i komunikacyjnej (w tym drogowej i kolejowej); obecnych i przyszłych inwestycji w różnych obszarach rozwoju; potrzeb w zakresie rewitalizacji obszarów zdegradowanych; obecnych i potencjalnych kierunków rozwoju; owiązań wynikających z procesów historycznych;

-   określenie powiązań w granicach miejskiego OFAP oraz z ośrodkami przylegającymi przy pomocy wskaźników, funkcjonalnych; społeczno-gospodarczych, morfologicznych;

-   określenie zasad i kryteriów delimitacji;

-   wyniki delimitacji;

-   warianty rozwojowe miejskiego OFAP;

-   warianty zarządzania obszarem funkcjonalnym

-   mapy klasyfikacyjne wskaźników, mapę delimitacji OFAP, mapy wariantów zasięgu OFAP, tabele, wykresy, diagramy i inne.

W trakcie prac nad strategiami/ programami sektorowymi, ZGRP podjął działania, aby maksymalnie zaangażować w uzgadnianie treści tych dokumentów wszystkich interesariuszy partnerstwa. Prowadzone konsultacje cechowały się złożonością i wieloaspektowością podejścia.

Zorganizowano cykl warsztatów zarządzania strategicznego dla przedstawicieli JST - sygnatariuszy partnerstwa. Spotkania te były poświęcone wspólnej analizie uwarunkowań rozwojowych w OFAP, z wykorzystaniem wskaźników społeczno-gospodarczych i finansowych - celem promowania zintegrowanego podejścia do programowania rozwoju na obszarze funkcjonalnym w kontekście realizowanego projektu. Efektem warsztatów była analiza posiadanych przez Partnerów zasobów gospodarczych, społecznych i finansowych, jakie mają się przyczynić do utrzymania istniejącej infrastruktury i jej rozwoju, jak również zdefiniowanie katalogu świadczonych usług, interesariuszy i ich zasobów w zakresie działań prorozwojowych na terenie obszaru funkcjonalnego. Warsztaty podzielone były tematycznie - pod kątem zagadnień poruszanych w strategiach. Podczas tych spotkań prezentowane były wstępne wyniki delimitacji OFAP oraz analizy SWOT dla obszaru, w dziedzinach tematycznych takich jak transport, gospodarka wodno-ściekowa, energetyka i rewitalizacja. Ostatni warsztat poświęcony był zintegrowanej strategii rozwoju, która w ujęciu horyzontalnym kumuluje cele zawarte w pozostałych strategiach sektorowych i z racji swojego charakteru - powstała jako ostatnia.

Zapisy w strategiach konsultowane były wielokrotnie na gremium organów statutowych ZGRP - Zarządu i Zgromadzenia - w ramach porządków obrad ustalonych posiedzeń, oraz na forum Zespołu Konsultacyjnego i Zespołu Projektowego. Ułatwieniem przy organizacji pracy ww. zespołów, było jasne określenie organizacji ich pracy w formie statutu lub regulaminu pracy i umowy partnerskiej. Posiedzenia te były również urozmaicane poprzez zaangażowanie wykonawców lub ekspertów wewnętrznych partnerstwa. Ww. eksperci, z racji wysokiej złożoności projektu i dbałości o wysoką zawartość merytoryczną realizowanych działań, wykonywali następujące czynności polegające na (eksperci zatrudnieni byli w ramach środków własnych ZGRP):

Efektami tych działań jest 5 programów sektorowych:

-   Zintegrowana Strategia Rozwoju Obszaru Funkcjonalnego Aglomeracji Płockiej

-   Strategia efektywności energetycznej

-   Strategia zrównoważonego transportu

-   Koncepcja spójnej gospodarki wodno-ściekowej

-   Strategia rewitalizacji obszarów miejskich

W ramach prac zostały przeprowadzone konsultacje społeczne przy każdym z pięciu dokumentów strategii (po ostatecznej weryfikacji przez organy statutowe partnerstwa, ekspertów zewnętrznych z ramienia ZMP oraz ekspertów wewnętrznych) obejmujące min. 300 osób/dokument + min. 40 organizacji pozarządowych/ dokument + min. 50 przedsiębiorców/ dokument. Wykorzystano w tym celu najbardziej adekwatne i efektywne techniki badawcze, w tym przede wszystkim pogłębione wywiady, konsultacje i badania ankietowe, również przy wykorzystaniu strony internetowej ZGRP oraz ogólnopolskiego portalu. Konsultacje prowadzone były zgodnie uchwalonym przez Zgromadzenie ZGRP dokumentem określającym zasady i tryb przeprowadzania konsultacji społecznych z mieszkańcami Gmin Członkowskich Związku Gmin Regionu Płockiego - w ramach tych zasad przeprowadzono szereg warsztatów z mieszkańcami, natomiast za pomocą formularza elektronicznego można było zgłaszać uwag w ustalonym terminie. Wyniki konsultacji publikowane były w formie tabeli na stronie www ZGRP. Dodatkowo osobne konsultacje (poprzez upublicznienie materiałów w prasie lokalnej i na stronie www oraz możliwość składania uwag za pomocą elektronicznego formularza, pisemnie oraz ustnie do protokołu) prowadzone były w trybie Ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko, przewidzianym dla tych dokumentów, dla których wymagane było przeprowadzenie strategicznej oceny oddziaływania na środowisko.

Każda ze strategii cechuje się następującymi elementami:

-   zawiera podstawę prawną strategii;

-   jest spójna z krajowymi i unijnymi dokumentami strategicznymi oraz planistycznymi;

-   wskazuje obszar wsparcia i zawiera syntetyczną diagnozę obszaru wsparcia;

-   wskazuje wymiar terytorialny wsparcia i cele rozwojowe do realizacji oraz priorytety;

-   określa zasady i tryby projektów oraz listę przedsięwzięć przewidzianych do realizacji

-   określa listę strategicznych projektów o charakterze komplementarnym możliwych do realizacji

-   pokazuje odniesienia do instrumentów finansowych i zawiera plan finansowy;

-   opisuje system wdrażania;

-   opisuje w jaki sposób w realizację strategii zaangażowani są lokalni aktorzy, powinna być ona również poddana konsultacjom społecznym oraz zawierać raport z przygotowania.

-   zawiera plany działań/ plany wykonawcze obejmujące opisy zidentyfikowanych projektów

Strategie są zgodne z dokumentami strategicznymi na poziomie gmin partnerskich i wyższego szczebla - wspólnotowymi, krajowymi i regionalnymi - tj. odzwierciedlają założenia m.in.: Umowy Partnerstwa 2014-2020, Koncepcja Przestrzennego Zagospodarowania Kraju 2030, Strategia Rozwoju Kraju 2020, Krajowa Strategia Rozwoju Regionalnego 2010-2020: Regiony, Miasta, Obszary wiejskie, Założenia Krajowej Polityki Miejskiej, Strategia Rozwoju Województwa Mazowieckiego do 2030 roku, Plan Zagospodarowania Przestrzennego Województwa Mazowieckiego przyjęty 7 lipca 2014r., projekt Strategii Rozwoju ZGRP z 2013 r., Strategie Rozwoju/ plany zagospodarowania przestrzennego Partnerów, wskaźniki zarządzania strategicznego dla ZGRP i Partnerów udostępnione przez Zamawiającego, badania i ekspertyzy Starostwa Płockiego np. diagnozy stanu realizacji prorozwojowych usług publicznych dotyczące w szczególności uwarunkowań rozwoju społeczno-gospodarczego z uwzględnieniem powiązań funkcjonalno-przestrzennych, systemu edukacji i wychowania w powiecie płockim, usług zdrowotnych, systemu obsługi komunikacyjnej, systemu usług komunalnych, sfery kultury, wypracowane w ramach projektu pn. „Usługi publiczne w powiecie płockim zmiany dla teraźniejszości i przyszłości".

Każda ze strategii posiada system monitorowania i ewaluacji strategii, zawierający:

1.         Określenie celów i korzyści jakie monitoring ma przynieść

2.         Zdefiniowanie wszystkich odbiorców monitoringu

3.         Zdefiniowanie produktów monitoringu

4.         Ocena kosztów monitoringu w relacji do korzyści

5.         Zagwarantowanie jawności wyników monitoringu

6.         Opracowanie przewodnika w zakresie aktualizacji, monitorowania i ewaluacji strategii (w tym m.in. procedur, wskaźników, sposobów interpretacji danych)

Powyższe strategie są efektem wspólnej pracy wszystkich Partnerów projektu oraz podmiotów z sektora biznesu, NGO i nauki z terenu OFAP, ze szczególnym uwzględnieniem Władz poszczególnych JST oraz przedstawicieli Zespołu Konsultacyjnego i Projektowego. Zaplanowane działania, zgodnie z celem szczegółowym projektu, mają w efekcie zapobiegać depopulacji tego obszaru, wspierać jakość kapitału ludzkiego i sprzyjać rozwojowi jego funkcji gospodarczych, kompleksowo chroniąc przy tym środowisko naturalne.

Dokumenty strategiczne zostały przyjęte na mocy uchwał rad gmin (nieliczna grupa gmin jest jeszcze w trakcie procedowania), Zgromadzenia ZGRP oraz rady powiatu.

Kolejnym narzędziem zastosowanym w ramach prezentowanego standardu było powiązanie planowania rozwoju w wymiarze rzeczowym - opisanym wyżej - z planowaniem w wymiarze finansowym, poprzez zastosowanie konkretnych metod weryfikacji potencjału i gotowości partnerów do realizacji działania związanego z opracowaniem dokumentacji technicznej dla wybranych inwestycji. W pierwszej kolejności Zarząd ZGRP w drodze ustalenia przekazanego na piśmie wszystkim partnerom dokonał wyboru priorytetów inwestycyjnych spośród tych zaproponowanych w projektach strategii. Na bazie tych priorytetów gminy/ partnerzy, za pomocą fiszek projektowych (wzór określony przez ZGRP) przedstawiali konkretne propozycje, wpisane w projekty strategii, pod kątem wytycznych kwalifikowania wydatków w konkursie dotacji oraz ustalonych przez Zarząd kryteriów wyboru tych przedsięwzięć, takich jak m.in. efektywność kosztowa oraz zdolność finansowa do zachowania trwałości przedsięwzięcia. Po zebraniu dokumentacji od partnerów, propozycje zostały przedłożone do zaopiniowania Zespołowi Konsultacyjnemu (organ opiniodawczy w ramach struktury partnerstwa ustanowionego na rzecz realizacji przedmiotowego projektu), który w drodze uchwały przedstawił Zarządowi ZGRP rekomendacje inwestycji kluczowych dla całego OFAP wraz z ustaleniem priorytetyzacji tych zadań inwestycyjnych. Zarząd ZGRP spośród inwestycji rekomendowanych przez Zespół Konsultacyjny, dokonał w drodze uchwały wyboru inwestycji kluczowych dających największe efekty mnożnikowe dla całego obszaru funkcjonalnego, dla których w ramach projektu powstała dokumentacja techniczna. Podejmowane uchwały podlegały w czasie pewnym modyfikacjom, ze względu na prowadzone ustalenia z partnerami i Ministerstwem Infrastruktury i Rozwoju. MIR, jako instytucja finansująca, odegrał ważną rolę w wyborze tych inwestycji zintegrowanych. Dzięki chęci merytorycznego zaangażowania przedstawicieli MIR, ZGRP mogło przedstawić na piśmie zaproponowane rozwiązania wraz z uzasadnieniem, co dało też możliwość zaopiniowania tych propozycji pod kątem możliwości kwalifikowania wydatków w projekcie. Dokumentacja techniczna stanowi zatem wynikową dokumentów strategicznych i planistycznych. W każdym przypadku przygotowywane dokumentacje techniczne zostały wobec MIR uzasadnione znaczeniem i oddziaływaniem związanych z nimi inwestycji dla rozwoju obszaru funkcjonalnego. Dzięki takiemu podejściu do selekcji tych inwestycji, w ramach projektu udało się opracować ok. 30 kompletów dokumentacji technicznej.

Wspólną realizację projektu - utworzenie OFAP - zagwarantował przede wszystkim Zespół Konsultacyjny (udział w nim władz wszystkich Partnerów oraz dodatkowo przedstawicieli sektora NGO, przedsiębiorców i nauki), który monitorował, konsultował i przyjmował wszystkie opracowane dokumenty diagnostyczne i strategiczne. Każdy z partnerów miał obowiązek przedłożyć dokumenty wypracowane w ramach projektu radzie gminy, natomiast Powiat Płocki - Zarządowi Powiatu.

Transparentność podejmowanych decyzji, oprócz ustalonego przepływu informacji i sposobu uzgadniania zapisów w dokumentach, opisanych w pkt 1 i 2 powyżej, była również zapewniona przy realizacji wykonania dokumentacji technicznej. Wybór wskazanych wyżej inwestycji, dla których w ramach projektu powstała ta dokumentacja, był dokonany pod kątem kryteriów, wynikających z wytycznych Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, związanych przede wszystkim z komplementarnością inwestycji z celami projektu i zdolnością finansową. Jednym z tych kryteriów była zdolność finansowa do zachowania trwałości projektu - tj. utrzymania rezultatów projektu powstałych w wyniku realizacji projektu po zakończeniu inwestycji.  W związku z tym, warunkiem przystąpienia do zadania polegającego na opracowaniu dokumentacji technicznej dla wytypowanej inwestycji, było pisemne zapewnienie, że Beneficjent (Gmina) posiada zdolność finansową lub zapewni taką zdolność, do utrzymania inwestycji. Takie zapewnienie stanowi gwarancję podejmowania przez Gminę wszelkich starań, by trwałość projektu została zachowana. W związku z powyższym, ZGRP opracował wzór dokumentu, na podstawie którego wszystkie gminy partnerskie w ramach projektu składały swoje aplikacje w ramach zadania związanego z opracowaniem dokumentacji technicznej dla wybranych inwestycji. Dokument ten, nazwany „fiszką projektową", zawiera szereg informacji na temat planowanej inwestycji, na podstawie których możliwa była ocena stopnia przygotowania i zaawansowania inwestycji, a także potencjału i zdolności finansowej do jej realizacji.

Komunikacja w ramach projektu odbywała się za pomocą strony internetowej projektu (zakładka na str. głównej ZGRP), poprzez posiedzenia organów partnerstwa lub metodą tradycyjną - poczty elektronicznej lub papierowej. Istotnym elementem były także konferencje - inicjująca i podsumowująca. Podczas konferencji podsumowującej Zarząd i Zgromadzenie ZGRP przyznali ustanowione uchwałą Zgromadzenia certyfikaty dobrych praktyk członkom Zespołu Konsultacyjnego i Projektowego oraz podmiotom zewnętrznym wspierającym realizację projektu.

Zaprezentowane narzędzia i metody współpracy pozwoliły na zapewnienie transparentności działań oraz w krótkim czasie udało się pogodzić interesy 19 partnerów, przede wszystkim nakreślając interesy wspólne, kluczowe z punktu widzenia rozwoju całego obszaru funkcjonalnego.

Konstrukcja pracy w ramach partnerstwa oraz sposób przekazywania informacji zewnętrznym interesariuszom, chociażby w postaci prowadzonych konsultacji społecznych, przyczynił się do jawności prowadzonych działań, co z kolei przełożyło się na sprawną realizację projektu. Każdy dokument strategiczny konsultowany był osobno przez ok. 1.500 osób.

Sposób wyłaniania projektów, dla których powstała dokumentacja techniczna, był okazją do weryfikacji wzajemnego zaufania i zaangażowania poszczególnych partnerów. Udało się opracować ok. 30 kompletów dokumentacji technicznej, zawarto 29 umów z wykonawcami, w ramach których zamawiającym był lider projektu - bez ustalenia na poziomie umowy partnerskiej obowiązków partnerów i konsekwentnego dążenia do ich przestrzegania, istniało realne zagrożenie chaosu organizacyjnego i nierzetelnego monitorowania wykonawców. Poprzez faktyczne zaangażowanie wytypowanych przez władze JST bezpośrednich koordynatorów zadań po stronie danej gminy udało się zapewnić oddolny monitoring i bieżącą sprawozdawczość z postępów prac. 

Należy wspomnieć o zacieśnieniu istniejącej od ponad 20 lat współpracy w ramach ZGRP. Opisywane w niniejszym wniosku rozwiązanie było próbą możliwości organizacyjnych i mobilizacji całego partnerstwa w ramach realizacji wspólnych celów. Był to pierwszy projekt, który tak intensywnie angażował wszystkie zrzeszone gminy.

Zaprezentowane w niniejszym wniosku rozwiązania i narzędzia są na tyle uniwersalne, że bez względu na genezę/ intencję funkcjonowania i formę prawną partnerstwa, da się je replikować w innych partnerstwach - w zależności od tematyki podejmowanych działań. Zastosowane przez nas narzędzia skupiają się przede wszystkim wokół zapewnienia właściwej współpracy partnerów - począwszy od identyfikacji potrzeb i celów, aktywizacji otoczenia (społeczności lokalnych, przedstawicieli sektora biznesu, nauki i NGO) oraz bieżącej realizacji założonych celów, w tym ewaluacji. W naszej ocenie niezwykle istotna jest transparentność działań i równe traktowanie wszystkich partnerów - stąd dbaliśmy przy wdrażaniu OFAP o zapewnienie naszym partnerom równych szans przy dostępie do produktów projektu i możliwości finansowania, bez względu na wysokość wniesionego wkładu własnego lub - tam, gdzie było to zasadne - proporcjonalnie. Zaprezentowane narzędzia dają również wyraz istoty współpracy z przedstawicielami innych sektorów, niż charakter danego partnerstwa. Skład Zespołu Konsultacyjnego zapewnił możliwość zaopiniowania powstałych dokumentów strategicznych przez przedstawicieli biznesu, nauki/ szkolnictwa wyższego i NGO. Z kolei kryteria wyboru przedsięwzięć zintegrowanych i w ślad za tym składane przez partnerów fiszki projektowe to przykład dbałości o równomierne rozłożenie odpowiedzialności w ramach partnerstwa i eliminacji nadmiernej odpowiedzialności po stronie lidera - co byłoby niebezpieczne z punktu widzenia nie tylko właściwej realizacji zadań, ale wbrew pozorom także trwałości samego partnerstwa.

Skuteczna realizacja każdego zaprezentowanego narzędzia może być zagwarantowana przede wszystkim poprzez konsekwentne stosowanie wybranych metod i założeń, nawet tych wydających się kontrowersyjnymi z punktu widzenia niektórych partnerów, co prowadzi do szybkiego przyswojenia mechanizmów zapewniających sprawną realizację celów, jak i wzmacniających trwałość partnerstwa. Konsekwencja powinna iść w parze z transparentnością działań - to połączenie pozwoliło uniknąć chaosu organizacyjnego i podejmowania nieprzemyślanych decyzji lub pod presją czasu, w najbardziej krytycznym okresie realizacji projektu - w momencie finalizowania prac nad strategiami i wyborem kluczowych inwestycji, dla których powstała dokumentacja techniczna. Udało się to osiągnąć m.in. za pomocą jasno sprecyzowanych przez Zarząd ZGRP priorytetów inwestycyjnych (podjętych w formie uchwały i niezwłocznie przekazanych wszystkim partnerom), w ramach których partnerzy składali swoje aplikacje poprzez fiszki projektowe, ocenione za pomocą opisanych w niniejszym wniosku kryteriów.

Kluczowe jest faktyczne zaangażowanie „liderów" danego partnerstwa, tj. np. władz samorządowych. W tym celu należy zapewnić odpowiednią platformę komunikacji i wymiany doświadczeń - również w celu sprawowania czynności nadzorczych i okresowego monitoringu. ZGRP ma statutowo przewidziane posiedzenia w gremium Zarządu (raz na tydzień - Zarząd składa się z siedmiu Wójtów/ Burmistrzów i Prezydenta Miasta Płocka) oraz Zgromadzenia (ok. raz na 2 miesiące - wszyscy Wójtowie/ Burmistrzowie i Prezydent zrzeszonych gmin). W ramach utworzenia OFAP Zarząd ZGRP otrzymał dodatkową funkcję jako organ decyzyjny w zakresie wyboru inwestycji kluczowych dla OFAP, dla których w ramach projektu powstałą dokumentacja techniczna. Oprócz tego w zależności od potrzeb i charakteru danego partnerstwa, ZGRP organizuje różne spotkania na poziomie przedstawicieli JST i innych podmiotów, w formie spotkań uzgodnieniowych, posiedzeń określonych zespołów (jak opisane wyżej zespoły lub zespół problemowy powołany w celu utworzenia systemu gospodarki odpadami), konferencji, szkoleń. W tym celu użyteczne są platformy internetowe, tworzone w celu szybkiego przesyłu danych lub wymiany materiałów (taka platforma stosowana jest w systemie gospodarki odpadami, zarówno dla gmin jak i mieszkańców). Silni „liderzy", faktycznie angażujący się w pracę partnerstwa, potrafiący dojść do consensusu, stanowią gwarancję trwałości partnerstwa, szczególnie w przypadku nagłych lub nieprzewidzianych zmian kierunków dalszych działań.

Istotne jest także zapewnienie współpracy z ekspertami w danej dziedzinie, nie tylko w celu konsultacji realizowanych działań, ale także wsparcia pracy lidera. To lider niejednokrotnie będzie asesorem i weryfikatorem postępów danego partnera lub jego propozycji danych rozwiązań (jak w przypadku opisanych wyżej fiszek projektowych czy propozycji zmian lub dodatkowych treści w strategiach).

Ważne jest, aby czynności administracyjne i sprawozdawczość/ monitoring nie zdominowały faktycznego działania. Niestosowanie się do tej ogólnej zasady może być szczególnie niebezpieczne w przypadku partnerstw niedoświadczonych we wzajemnej współpracy. Niekiedy długie oczekiwanie na efekty pracy lub rozległy okres uruchamiania pewnych działań mogą prowadzić do nagromadzenia biurokratycznych czynności wprost proporcjonalnie do spadku zaufania między partnerami i chęci dalszej współpracy. W konsekwencji należy zwrócić uwagę na początkowe jasne określenie celów współpracy i metod ich realizacji oraz harmonogramu. W przypadku prezentowanego rozwiązania taką funkcję pełnił wniosek o dofinansowanie, umowa partnerska, regulamin pracy zespołu konsultacyjnego, metodologia prowadzenia badań i diagnozy na rzecz delimitacji OFAP oraz opracowania strategii, jak również kryteria wyboru przedsięwzięć zintegrowanych. ZGRP ma także o tyle zapewniony komfort współpracy, że może realizować działania o charakterze strategicznym i opiniodawczym w ramach organów statutowych, na których również w dużej mierze osadza się odpowiedzialność monitoringu i ewaluacji strategii. Dlatego też udaje się uniknąć niekontrolowanego rozłożenia kompetencji na mniejsze zespoły, co oczywiście nie oznacza, że ich powstawanie jest bezzasadne.