Przedstawiona praktyka jest częścią realizowanego przez Urząd Miasta w Koszalinie projektu związanego z modernizacją zarządzania. Jako jeden z elementów wymagających szczególnej uwagi i podjęcia działań, został zidentyfikowany problem komunikacji zarówno zewnętrznej jak i wewnętrznej. Diagnoza ta została postawiona przez samych pracowników, w wyniku szeroko prowadzonego badania ankietowego, które wskazało obszary do poprawy. 
W ramach całego projektu powstała Strategia Urzędu Miejskiego na lata 2013 – 2017. Sam proces tworzenia strategii opierał się na szerokim konsultowaniu i uzgadnianiu jej zapisów z pracownikami urzędu. W konsekwencji jako jeden z celów strategicznych dla Urzędu Miejskiego w Koszalinie przyjęto poprawę komunikacji. Położono nacisk na komunikowanie sią w formie informacji przekazywanych pisemnie, ustnie, telefonicznie, pocztą elektroniczną, wewnętrznych aktów normatywnych. Projekt zawiera dużo ciekawych rozwiązań, które do poprawy tego obszaru angażują zarówno zasoby ludzkie, poprzez tworzenie nowoczesnych rozwiązań personalnych i organizacyjnych, jaki i opierają się na wykorzystaniu nowoczesnych technologii i narzędzi do przekazu informacji.