 |  |
 1.665.321
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.
|
 | Opis sytuacji przed wdrożeniem |  | |
| Kilka lat temu w Urzędzie Gminy Tarnowo Podgórne, w poniedziałki, wydłużono czas pracy, co pozwoliło na przyjmowanie klientów do godziny 18:00. To rozwiązanie zostało dobrze przyjęte przez mieszkańców gminy. Pracownicy w urzędzie byli zobowiązani do obsługi klientów w pełnym wymiarze godzin ich pracy w urzędzie t.j. w poniedziałek od 8:30 do 18:00, wtorek – czwartek od 7:30 do 15:30 oraz piątek od 7:30 do 14:00. Chcąc załatwić prywatną sprawę związaną z wizytą u lekarza, czy np. koniecznością opieki nad dzieckiem pracownicy musieli brać wolne. Brak elastyczności pracodawcy zmuszał pracowników do wybierania w tych okolicznościach urlopu wypoczynkowego, który z założenia powinien służyć innym celom. |
| Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań | | |
 |
| Dla Urzędu Gminy Tarnowo Podgórne priorytetem jest jakość obsługi klientów i związana z tym dobra organizacja pracy. Wprowadzenie ruchomego równoważnego systemu czasu pracy z 3 miesięcznym okresem rozliczeniowym, wpisanie do regulaminu możliwości skrócenia czasu pracy w danym dniu do 4 godzin, umożliwienie rozpoczynania i kończenia pracy w określonym przedziale godzin oraz możliwość odpracowania wyjścia prywatnego stworzyło bardzo wiele możliwości do pogodzenia potrzeb prywatnych pracownika i potrzeb pracodawcy. Rozwiązanie to wymagało uzgadniania dyżurów w wydziałach obsługujących klientów. Prace nad zmianą systemu czasu pracy rozpoczęły się w listopadzie 2019 r. biorąc pod uwagę zarówno potrzeby pracodawcy jak i oczekiwania pracowników wypracowano porozumienie z przedstawicielami pracowników (w Urzędzie Gminy nie funkcjonuję związki zawodowe). Treść porozumienia – załącznik nr 2 Przedstawiciele załogi konsultowali główne założenia systemu z pracownikami, zbierali ich opinię i przedstawili swoje stanowisko. Porozumienie zostało zawarte na początku grudnia 2019 r., a jego odzwierciedleniem są zapisy w regulaminie pracy wprowadzone Zarządzeniem Wójta nr KZP 14/2019 z dnia 17 grudnia 2019 r. – załącznik nr 3. Przyjęte rozwiązanie funkcjonuje od 1 stycznia 2020 r. |
 |
| Rezultaty wdrożenia narzędzia | | |
|
| Pracodawca utrzymał godziny obsługi klientów w poniedziałki od 8:30 do 18:00, wtorek - czwartek od 7:30 do 15:30 oraz piątek od 7:30 do 14:00. Jednocześnie nie ma sytuacji aby klient, który przyjdzie w tych godzinach nie był obsłużony, nawet gdy obsługa ta wymaga pozostania pracownika po godzinach urzędowania. Wymaga to uzgodnień w poszczególnych wydziałach i ustalenia dyżurów pracowników. Pracownicy zyskali: - możliwość ruchomego czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy (to praktycznie wyeliminowało jeszcze jedno zjawisko, a mianowicie spóźnienia)
- możliwość wykorzystania nadpracowanych godzin dla prywatnych celów
- możliwość zaplanowania wyjścia prywatnego i czasu jego odpracowania przy założeniu minimum 4 godzin pracy w danym dniu
Taki system czasu pracy to niewątpliwie motywacja pozapłacowa wiążąca. Wdrożone rozwiązanie, biorąc pod uwagę 2 cykle rozliczeniowe przynosi zamierzone efekty. Pracownicy wykorzystują możliwości w sposób umiarkowany i tylko w razie potrzeby. Ruchome godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy spotkały się z dużą aprobatą pracowników. Praktycznie wytworzyły się grupy, które wolą przychodzić i wychodzić wcześniej jak i grupy które wolą pracować dłużej przychodząc do pracy później. Jednocześnie potrzeba uzgadniania dyżurów w poszczególnych komórkach, pomimo obaw pracodawcy przebiega bez zakłóceń dla funkcjonowania urzędu. Rozwiązanie ma szanse przyjęcia się się w dłuższej perspektywie czasu, tym bardziej że pozwala na dalszy rozwój np. wydłużenia czasu przyjmowania klientów. |
|
| Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu | | |
| Przeprowadzenie zmiany organizacji czasu pracy nie wiązało się z żadnymi dodatkowymi kosztami dla urzędu. |
| Zasady równości płci | | |
| Reorganizacja czasu pracy w Urzędzie Gminy Tarnowo Podgórne objęła wszystkich pracowników bez względu na płeć. |
| Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim | | |
| Działania podjęte przez Urząd Gminy Tarnowo Podgórne, mimo, że dotyczą poprawy organizacji czasu pracy zespołu pracowników wewnątrz urzędu, przekładają się na jakość obsługi klientów i ich zadowolenie z otrzymywanych świadczeń. Otrzymaliśmy w urzędzie wiele pozytywnych informacji zwrotnych od mieszkańców. Corocznie badamy zadowolenie mieszkańców między innymi z usług Urzędu Gminy i jest ono niezmiennie na bardzo wysokim poziomie. |
| Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją | | |
| Jest to dobre rozwiązanie dla wszystkich średnich i dużych urzędów, a także innych instytucji obsługujących klientów. Raczej nie sprawdzi się w jednostkach, gdzie poszczególne sprawy załatwiane są przez samodzielne stanowiska i nie ma możliwości ustalania dyżuru pracowników.
Niewątpliwie rozwiązanie wymaga uzgodnienia z pracownikami. W trakcie dialogu ważne jest by wskazać korzyści dla każdej ze stron. W naszym przypadku propozycja tego systemu spotkała się z bardzo duża aprobatą pracowników. |
|
 |
 |
|
