Często było podyktowane to faktem, że „opiekun" skupiał się na merytoryce, nie myśląc o wzmocnieniu komfortu bycia w nowym środowisku - co znacząco wpływało na jakość relacji wśród pracowników. Nowo zatrudnione osoby nierzadko czuły  się zagubione, poruszając się po budynku, gdzie pracuje na co dzień blisko 500 osób. Taka sytuacja często powodowała dyskomfort, pogłębiała stres oraz negatywnie wpływała na relacje i współpracę.

Aby wzmocnić współuczestnictwo pracowników w budowaniu środowiska, w którym na co dzień funkcjonują, w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Górniczej postanowiono wdrożyć pakiet rozwiązań zwiększających zaangażowanie pracowników w sprawy jednostki. Rozpoczęto wdrażanie projektu, który miał za zadanie zachęcić pracowników do czynnego udziału w życiu UM DG. Składał się on z następujących  elementów.

• Utworzono „e-skrzynkę na innowacyjne pomysły", wykorzystując funkcjonalności Microsoft365. Umożliwiło to poznanie zdania każdego pracownika na wybrany przez niego temat. Pomysły pracownik może zgłosić imiennie lub anonimowo, może również wskazać, czy chce być obecny przy realizowaniu projektu.
• W ramach dobrych praktyk powołano do życia Zróżnicowany Konsultacyjny Zespół Pracowniczy (ZKZP), w skład którego wchodzą osoby, które zgłosiły chęć uczestnictwa w projekcie. Następnie, spośród tej grupy, w drodze anonimowej ankiety zostali wybrani przedstawiciele ZKZP. Po uzyskaniu „akredytacji" całej załogi, ZKZP wdrożył między innymi onboardingowy projekt „Opiekun nowego pracownika". Zadaniem projektu jest rozdzielenie funkcji wdrożenia merytorycznego od zdobycia wiedzy ogólnej w zakresie funkcjonowania w strukturze urzędu. ZKZP cały czas pracuje nad nowymi projektami.
• W oparciu o własne zasoby rozpoczęto wydawanie wewnętrznego biuletynu dla pracowników Urzędu. Ten newsletter pełni funkcję nie tylko informacyjną, ale zachęca do aktywności poza pracą, wzajemnej integracji, daje możliwość uczestnictwa w konkursach, ale przede wszystkim pozwala na zapoznanie się z sylwetkami nowo zatrudnionych osób w urzędzie czy zaprezentowania swoich pasji. Dzięki zbudowaniu „redakcji", uzyskano międzywydziałową współpracę, która przyczynia się do skuteczniejszej realizacji polityki integracji zespołów.
• Prowadzone są szkolenia miękkie dla kadry kierowniczej, które są formą doskonalenia kompetencji zawodowych dla osób zarządzających grupą pracowników. Pozwalają one zdobyć nowe umiejętności w zakresie wykorzystywania różnych stylów komunikacji, ale również odpowiedniego zarządzania kompetencjami podległych osób.
• Wprowadzono e-Recuitera, system nowoczesnego, przejrzystego sposobu rekrutacji pracowników, który jest ściśle związany z budowaniem marki pracodawcy na rynku, badaniami Candidat Experience, jak również z początkowym etapem onboardingu. Dzięki temu urząd jest postrzegany jako nowoczesny pracodawca, który dostosował się do potrzeb obecnego rynku kandydata.

Podczas wprowadzania innowacji zauważono, że pracownicy chętnie angażują się w nowe projekty, zgłaszają pomysły, głosują w ankietach, zaczynają pomału wychodzić poza własne biurko widząc efekty swojego zaangażowania. Sam Urząd jako pracodawca odnosi korzyści z realizowanego projektu, gdyż wykorzystywane są rozwiązania zgłaszane przez pracowników, którzy najlepiej znają problemy codziennego funkcjonowania, mierzą się z nimi bowiem w każdego dnia pracy.

Wdrażając dobre praktyki, zauważono poprawę motywacji i zadowolenia wśród pracowników UM w DG. Pracownicy zaczęli wykazywać większą aktywność i zaangażowanie przy realizacji pomysłów, chętnie zgłaszają chęć swojego uczestnictwa w nich. Każdy pracownik może zostać menadżerem swojego pomysłu i pilotować go od początku aż do fazy finalnej. Każda ogłoszona ankieta cieszy się dużą popularnością. Pracownicy doceniają fakt, że są na bieżąco informowani o aktualnych wydarzeniach z życia Urzędu. Każdy pracownik może pochwalić się również swoimi szczególnymi umiejętnościami, które zostaną wykorzystane w pracy UM oraz wpłyną na poprawę obsługi mieszkańców miasta. Uczą się także pracy projektowej, widząc konkretne efekty swoich działań.

Każda sprawa w UM DG, mała czy duża, była i jest analizowana bez dyskryminacji, z równym traktowaniem kobiet i mężczyzn i pełnym wykorzystaniem wiedzy pracowników. Wszystkie sprawy mają dla nas taki sam priorytet.

Projekt został wysoko oceniony przez Zarząd Związku Zawodowego Pracowników Administracji woj. śląskiego przy Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Górniczej.

• Onboardingowy projekt „Opiekun nowego pracownika" jest pozytywnie odbierany przez nowo zatrudnionych pracowników. Wprowadzenie stanowiska opiekuna wpłynęło na zmniejszenie stresu i dyskomfortu pracownika w nowym miejscu pracy. Opiekun przygotowuje upominek powitalny, wdraża pracownika w struktury wewnętrzne, wspiera w okresie służby przygotowawczej, ale też dba o to aby każdy nowy pracownik posiadł komplet danych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania w strukturach pracodawcy i realizowania swojej misji urzędnika. Rola opiekuna nowego pracownika usprawnia proces wdrożenia osoby w zakres jej obowiązków i uzyskania pełnej efektywności pracy w dużo krótszym czasie niż miało to miejsce dotychczas.
• Wykorzystując funkcjonalność programu e-Recruiter, UM DG może sprawnie przeprowadzać badania Candidat Experience, w których kandydaci oceniają swoje doświadczenia z przebiegu całego procesu rekrutacyjnego. Wyniki badań pozwalają poznać opinie kandydatów na temat przeprowadzonego procesu rekrutacyjnego: kandydaci wskazują konkretne sytuacje i okoliczności, które zaważyły na ich pozytywnym czy negatywnym odbiorze procesu czy jego etapu (rekrutera, a nawet samej organizacji). Na podstawie udzielonych odpowiedzi są wyciągane kluczowe dla pracy rekrutera wnioski. Posiadana wiedza pozwala zwrócić uwagę na aspekty rekrutacji, które należy usprawnić, aby stały się jeszcze bardziej przyjazne dla osób biorących w nich udział oraz zgodne z obowiązującymi przepisami.
• Wewnętrzny newsletter spotkał się z pozytywnym odbiorem wśród pracowników UM DG. Chętnie angażują się oni w redagowanie gazety, wykazują dużą aktywność w organizowanych konkursach, co buduje lepsze relacje między pracownikami.
• Szkolenia miękkie integrują pracowników, uświadamiają uczestnikom ich rolę jako menadżerów oraz pozwalają określić obszary, które wymagają doskonalenia. Przekaz na szkoleniach jest jednolity dla wszystkich osób pełniący funkcje zarządzania, zgodny z przyjętą strategią polityki personalnej. Odbiór i efektywność szkoleń ocenia się na podstawie ankiet (przydatność takiej formy podnoszenia kwalifikacji oceniana jest na 4.85 w skali 1-5).

Wszystkim, którzy chcieliby zastosować podobne rozwiązanie rekomenduje się:
-Korzystanie z funkcjonalności Microsoft Office 365, który pozwala m.in. na tworzenie ankiet, angażowanie pracowników w życie urzędu, umożliwienie wspólnej pracy na dokumentach. To pomaga w budowaniu zespołów projektowych, zapewnia transparentność zdarzeń i przede wszystkim nowoczesność w działaniu. Dzięki Microsoft365 nie trzeba korzystać z usług firm zewnętrznych; kierownictwo UM samo decyduje o terminie i formie konsultacji z pracownikami, co buduje zaangażowanie wszystkich osób w politykę personalną w urzędzie -  to  jest nieoceniona wartość.
-W UM DG podjęto decyzję o korzystaniu w procesie rekrutacyjnym z narzędzia e-Recruiter. System ten daje możliwość prowadzenia wszystkich naborów w jednym miejscu, co likwiduje chaos informacyjny. Cała komunikacja z kandydatami jest w jednym miejscu, wiadomości zwrotne od kandydatów wracają do systemu i znajdują się przy ich profilach. Wykorzystanie funkcjonalności e- Recruitera wpływa na transparentność i elastyczność procesu decyzyjnego. Wszystkie działania są widoczne w systemie. Odbywa się to z zachowaniem zaawansowanych protokołów bezpieczeństwa, przestrzeganiem przepisów RODO i wszystkich obostrzeń, do których zobligowany jest pracodawca. W planach jest wprowadzenie takich rozwiązań w innych jednostkach gminy.
-Organizowanie szkoleń miękkich dla kadry kierowniczej, których celem jest m.in. zwiększenie świadomości uczestników w kwestiach skutecznej komunikacji i współpracy, uświadomienie im ich roli i funkcji jako menadżerów, zdobycie przez osoby biorące udział w szkoleniu umiejętności delegowania zadań w sposób konsultacyjny - w formie dialogu z pracownikiem. Inwestycja w zwiększenie miękkich kompetencji kadry zarządzającej jest kluczowa do sprawnego funkcjonowania komórek, które będą zarządzane zgodnie z jednolitą polityką personalną pracodawcy. Ważne jest, aby wypracowana wizja polityki personalnej całego urzędu była realizowana przez osoby zarządzające mniejszymi komórkami, gdyż daje to pracownikom poczucie stabilizacji i bezpieczeństwa. Szkolenia miękkie integrują pracowników, zwiększają świadomość uczestników w zakresie skutecznej współpracy i komunikacji.