 |  |
 1.634.246
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.
|
 | Opis sytuacji przed wdrożeniem |  | |
 |
Proces Zarządzania Projektami, w wyniku którego powstał System Zarządzania Projektami (SZP), został opracowany dla UMK i wdrożony w związku z przyjęciem horyzontalnej struktury procesów zarządzania. Był odpowiedzią na pojawiające się problemy z właściwym zarządzaniem zadaniami o charakterze niestandardowym i innowacyjnym, konieczność przyjęcia określonych procedur, ról w organizacji, a przede wszystkim ze względu na potrzebę takiego wsparcia realizacji projektów, aby osiągać założone w projektach cele i umożliwić realizację projektów w ramach założonego zakresu, czasu, budżetu i jakości.
W okresie poprzedzającym wdrożenie procesu zarządzania projektami i ustanowienie SZP, projekty były realizowane w sposób niezapewniający wysokiej efektywności prowadzonym przedsięwzięciom. Brakowało usystematyzowanych procedur, nieliczni pracownicy odbyli stosowne szkolenia, organizacja nie była przygotowana na zmianę schematów zarządzania (odejście o systemu pionowego/hierarchicznego na rzecz działania w poprzek organizacji, w oparciu o przydzielone role).
|
 |
| Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań | | |
|
Po kilku latach doświadczeń, w 2016 r. rozpoczęto proces doskonalenia SZP, zaczynając od organizacji warsztatów, w których uczestniczyła kilkunastoosobowa grupa kierowników projektów, zajmujących się projektami o różnej specyfice (wewnętrzne/zewnętrzne, z różnych komórek Urzędu, małe/duże). W ramach warsztatów przeprowadzono ankietę, w formie dyskusji zebrano doświadczenia i uwagi. Uczestnicy dokonali weryfikacji i priorytetyzacji zebranych informacji w podziale na różne typy projektów.
W ramach warsztatów odbyła się dyskusja dotycząca różnych obszarów zarządzania projektami oraz doświadczeń ze stosowania dotychczasowego standardu zarządzania projektami w UMK. Na podstawie omówionych procesów i praktyk wyszczególniono zbiór doświadczeń pozytywnych oraz problemy i doświadczenia negatywne.
Następnym etapem było opracowanie dokumentacji dla procesu w oparciu o metodykę PRINCE 2. Kolejne aktualizacje procesu odbywały się każdorazowo przy udziale osób realizujących projekty. Zapewniono im także szkolenia i wsparcie na każdym etapie realizacji projektu, z pomocą dedykowanej komórki w Wydziale Organizacji i Nadzoru. |
|
| Rezultaty wdrożenia narzędzia | | |
|
Udało się wypracować dobrze funkcjonujące rozwiązanie, które z jednej strony pozwala skutecznie realizować cele projektów, z drugiej - buduje relacje wewnątrz organizacji i działa motywująco. Pracownicy są współuczestnikami procesu zarządzania, mają realny wpływ na procedury - dostosowywane do realiów Urzędu. Dzielą się doświadczeniami i zdobywają wiedzę na szkoleniach (w 2019 r. - 19 szkoleń tematycznych -38 dni). Urząd dostarczył metodykę opartą o PRINCE2 oraz nowoczesną aplikację do obsługi projektów. Pracownicy otrzymują nagrody za efekty osiągane w projektach.
Aby zapewnić trwałość temu systemowi powołano Główny Komitet Sterujący ds. Zarządzania Projektami (Dyrektor Magistratu, Z-ca Dyrektora Wydz. Organizacji i Nadzoru (OR), Dyrektor Centrum Obsługi IT, Dyrektor Audytu Wewnętrznego), który jest ciałem nadzorującym. W ramach OR utworzono Referat ds. Zarzadzania Projektami, który nadzoruje i wspiera kierowników projektów, organizuje szkolenia, forum wymiany doświadczeń, spotkania z konsultantami. Co roku w budżecie zabezpieczane są środki na powyższe działania oraz na nagrody dla zespołów projektowych za osiągnięte „kamienie milowe”. |
|
| Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu | | |
| System Zarządzania Projektami został wdrożony w 2010 roku i jest utrzymywany oraz doskonalony w ramach wydatków bieżących Urzędu Miasta Krakowa. Rocznie, na utrzymanie systemu, szkolenia i wsparcie dla kierowników projektów przeznaczane są obecnie środki w wysokości ok. 180 tys. PLN. |
| Zasady równości płci | | |
| System Zarządzania Projektami nie narusza zasad równego dostępu dla kobiet i mężczyzn zarówno do zarządzanych projektów, jak i Zespołu Zarządzania Projektami. W zakresie zatrudnienia nie ma żadnych preferencji związanych z płcią osoby zatrudnianej. |
| Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim | | |
| W wielu realizowanych projektach współpraca ze społecznością lokalną czy organizacjami pozarządowymi jest standardem. |
| Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją | | |
|
W administracji publicznej kompetencje związane z zarządzaniem projektami stały się w ostatnich latach bardzo istotne. Kluczowy jest dobór odpowiedniego podejścia, które pozwoli stworzyć sprawnie działających system zarządczy dla realizowanych projektów. Pracownikom należy zapewnić odpowiednie procedury działania (metodykę), narzędzie informatyczne i wsparcie eksperckie. Ważne jest, aby czuli się współtwórcami systemu i aby stworzyć im dobrą atmosferę do realizacji zadań. Motywująco działa możliwość otrzymania dodatkowego wynagrodzenia uzależnionego od osiąganych efektów.
Przyjęcie jednolitej metodyki dla wszystkich przedsięwzięć projektowych oraz jej doskonalenie pozwala na lepszą kontrolę portfela projektów, racjonalne angażowanie środków finansowych oraz alokację zasobów ludzkich tam, gdzie to niezbędne.
Projekty realizowane w zgodzie z metodyką mają uporządkowaną, łatwą do odszukania dokumentację, kierownicy projektów korzystają ze sprawdzonych standardów zarządzania, a przede wszystkim z narzędzi kontroli ryzyka, co przekłada się na efekt w postaci zrealizowanych projektów, w ramach założonego zakresu, czasu, budżetu i jakości.
Pracownicy angażowani w projekty powinni mieć możliwość korzystania ze szkoleń i wsparcia metodycznego, a także wykorzystywania narzędzi informatycznych dedykowanych do zarządzania projektami. Nagrody za ukończone etapy projektów stanowić powinny istotny czynnik motywujący.
|
|
|
 |
 |
|
