System Monitorowania Usług Publicznych
Strona główna
Usługi społeczne
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
Dialog społeczny
SMUP
» Praktyki
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.673.328
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.


 System Monitorowania Usług Publicznych : Praktyki
Internetowy Sklep Geodezyjny on-line

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

     Przed wdrożeniem przedmiotowej usługi wniosek o udostępnienie danych można było złożyć elektronicznie poprzez SEKAP/EPUAP, jednakże trzeba było wypełnić go samodzielnie, również samodzielnie wyliczyć należną opłatę lub poczekać, aż wyliczy ją pracownik urzędu. Opłatę należało uiścić na wskazane konto bankowe i dopiero wówczas pracownik ośrodka dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej miał prawo rozpocząć przygotowywanie wnioskowanych danych. Zamówienia można było również dokonywać wysyłając wniosek poprzez pocztę, uprzednio wypełniając odręcznie druk umieszczony na stronie internetowej UM lub zrobić to osobiście podczas wizyty w Urzędzie Miejskim. Było to rozwiązanie czasochłonne. Od strony obsługi, wpływający wniosek należało wprowadzić ręcznie do TurboEWID, czyli do systemu EWID 2007.

     Powodem wdrożenia Sklepu był przyjęty kierunek poszukiwania nowych rozwiązań informatycznych i stałego rozwoju usług sieciowych serwowanych przez Wydział Geodezji i Kartografii oraz optymalizacja procesów pracowniczych poprzez wykorzystanie internetowych usług sieciowych. Głównym założeniem wdrażania tych usług jest zapewnienie jak najszerszej dostępności usług użytecznych klientom zewnętrznym i wewnętrznym wydziału i urzędu.

     Analizę przeprowadziły osoby zaangażowane w projekt oraz firma zewnętrzna w oparciu o dane dostarczone przez pracowników wydziału.

     Badanie pozwoliło na sprecyzowanie celów wdrożenia:

  • użyteczność dla osób o różnej sprawności - dzięki dostępowi na dowolnym sprzęcie komputerowym połączonym z Internetem,
  • elastyczność w użytkowaniu - dostęp z każdego miejsca, o każdej porze, w dwóch wersjach językowych,
  • intuicyjne i wygodne użytkowanie,
  • czytelna informacja - link do Sklepu na głównej stronie internetowej urzędu, dostęp do krótkiej instrukcji obsługi, promocja Sklepu poprzez stronę internetową urzędu oraz media samorządowe,
  • dobór odpowiedniego sprzętu informatycznego - zakup farmy serwerów zapewniających dostateczną przestrzeń do obsługi Sklepu,
  • zapewnienie równego dostępu do zasobów Sklepu wszystkim zainteresowanym - zgodne z polityką antydyskryminacyjną.
Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

     1.      Bezpieczeństwo gromadzonych danych oraz bezpieczeństwie danych w toku ich udostępniania, w tym danych podmiotowych, ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa Systemu Informatycznego Urzędu, w którym to systemie dane te są gromadzone i przetwarzane.

     Należy zaznaczyć, iż rozwiązanie oparte jest o normę ISO 27001 bezpieczeństwa danych, czyli międzynarodowy standard dotyczący wymagań w zakresie tworzenia, utrzymywania i rozwoju systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji. Jest to zbiór najlepszych praktyk dotyczących zarządzaniem ochroną danych. Rozwiązanie zastosowane w Sklepie zapewnia zabezpieczenie dostępu do wewnętrznego Systemu Informatycznego Urzędu, gdzie przechowywane są dane, poprzez serwer pośredniczący tzw. broker usług. Kolejnym poziomem zabezpieczenia jest autoryzacja klientów chcących pozyskać dane podmiotowe w Sklepie za pośrednictwem Profilu Zaufanego lub bankowości prywatnej. Dane podmiotowe, tak do zamówienia, jak i odbioru, wymagają takiej autoryzacji.

     2.      Ergonomia obsługi Internetowego Sklepu Geodezyjnego, kompletności dostępnych procesów wewnątrz usługi jego powszechności i dostępności

     Sklep posiada rozwiązania, które w formie komunikatów i objaśnień prowadzą klientów do załatwienia sprawy. Pomimo oczywistych, wymaganych załącznikiem nr 1 do ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, wielorodności prezentowanych usług, pozwala każdemu na łatwe zamówienie danych/dokumentów. Klient określa formę i sposób odbioru zamówień oraz ma możliwość dokonania natychmiastowej opłaty za zamówienie poprzez zintegrowaną usługę BlueMedia. Wniosek o udostępnienie danych po uzupełnieniu wymaganych pól wypełnia się automatycznie i wraz z Dokumentem Obliczenia Opłaty jest udostępniany do pobrania naszym klientom. Sklep jest dostępny poprzez główną stronę internetową urzędu miasta: www.gliwice.eu w zakładce Internetowy Sklep Geodezyjny oraz pozostałe usługi sieciowe. Sklep posiada wersję anglojęzyczną.

     Ponadto Sklep spełnia standardy dostępności stron internetowych, zgodnie z obowiązującymi dyrektywami WCAG 2.0 i jest w trakcie dostosowywania do WCAG 2.1.

     Co ważne, platforma posiada wyodrębnioną funkcjonalność kierowaną do odbiorców wewnętrznych, takich jak wydziały urzędu lub jednostki organizacyjne miasta, która identyfikuje osoby uprawnione do składania zamówień w imieniu naczelników/dyrektorów jednostek.

     3.      Pełna kompatybilność wdrożonego rozwiązania z istniejącym systemem EWID 2007 służącym do internetowej, kompleksowej obsługi klientów fizycznych (np. rzeczoznawców majątkowych) oraz instytucjonalnych (np. geodetów, komorników, branże występujące przy koordynacji sieci uzbrojenia terenu) Powiatowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego miasta Gliwice.

     Powyższe oznacza, iż cała obsługa Sklepu dokonuje się w podstawowym oprogramowaniu wewnętrznym Systemu EWID 2007 o nazwie TurboEwid oraz w jego modułach: księgowym, obiegu korespondencji przychodzącej, skąd dokonywana jest elektroniczna dekretacja zamówień na poszczególnych pracowników, z możliwością śledzenia ich pełnego przebiegu.

     4.      Zapewnienie finansowania serwisu technicznego i stałego rozwoju usługi.

     Wydział Geodezji i Kartografii w sposób ciągły zabezpiecza środki finansowe na kolejne lata budżetowe, tak na serwis techniczny usługi, jak i na jej rozwój dyktowany dążeniem do udoskonalania produktu wraz z rosnącym zainteresowaniem naszych klientów oraz bieżącymi analizami jego funkcjonowania, stale prowadzonymi przez pracowników wydziału.

     Dane zasobów udostępnianych przez Sklep są chronione na wysokim poziomie bezpieczeństwa związanym z normą ISO 27001.

Ogólny opis korzyści, które wynikają z wdrożenia innowacji:
  • Udostepnienie danych on-line;
  • Brak konieczności wypełniania formularzy, gdyż wypełniają się one automatycznie;
  • System podpowiedzi przy poszczególnych opcjach wyboru w tzw. „dymkach";
  • Natychmiastowe wyliczenie kosztów udostępnienia wraz z wygenerowaniem Dokumentu Obliczenia Opłaty;
  • Prosta nawigacja w Sklepie przy wyszukiwaniu obszaru poprzez jego wskazanie na mapie lub wpisanie nr działki i nazwy obrębu ewidencyjnego;
  • Bezpośrednia płatność elektroniczna poprzez Bluemedia;
  • Różnorodność rozwiązań w zakresie formy przygotowania danych/dokumentów (papierowa, elektroniczna) i ich udostępnienia poprzez odbiór osobisty, odbiór z serwera Sklepu bądź za pośrednictwem Poczty Polskiej;
  • Funkcjonalność pozwalająca odbiorcom wewnętrznym urzędu na składanie zamówień danych/dokumentów bez ograniczeń stosowanych wobec klientów indywidualnych. To uproszczenie jest możliwe dzięki wcześniejszej weryfikacji i wpisaniu ich danych w oprogramowanie Sklepu..
  • Innowacyjne rozwiązania serwerowe Sklepu oparte o normę bezpieczeństwa informacji ISO/IEC 27001 uwzględniające istnienie serwera pośredniczącego tzw. brokera, który w sposób bezpieczny komunikuje się z bazą danych Oracle, a w zakresie udostępniania danych o identyfikację tożsamości klienta z użyciem Profilu Zaufanego lub bankowości internetowej.
Rezultaty wdrożenia narzędzia

     Przy wdrożeniu innowacji zastosowano metodę zarządzania projektem Prince2. Od pozyskania analizy wykonalności do udostępnienia Sklepu odbiorcom upłynęły niecałe trzy lata (09.2015-07.2018).

  1. Analiza własna potrzeb związanych z udostępnianiem danych on-line oraz potrzeb sprzętowych - pracownicy Wydziału Geodezji i Kartografii
  2. Opracowanie koncepcji działania sklepu ze szczególnym uwzględnieniem kwestii bezpieczeństwa danych oraz szczegółowa specyfikacja sprzętu informatycznego - pracownicy Wydziału Geodezji i Kartografii
  3. Analiza możliwości pozyskania dofinansowania ze środków unijnych na projekt - pracownicy Wydziału Geodezji i Kartografii
  4. Przedstawienie koncepcji firmie prowadzącej system udostępniania danych geodezyjnych w UM Gliwice - pracownicy Wydziału Geodezji i Kartografii
  5. Sporządzenie analizy wykonalności - firma zewnętrzna
  6. Złożenie wniosku o dofinansowanie - pracownicy Wydziału Geodezji i Kartografii
  7. Podpisanie umowy - pracownicy Wydziału Geodezji i Kartografii
  8. Ogłoszenie, prowadzenie i zakończenie postępowań przetargowych - pracownicy Wydziału Geodezji i Kartografii
  9. Pozyskanie sprzętu informatycznego, wykonanie aplikacji sklepu oraz pozyskanie danych do stworzenia ortofotomapy, 3D, zdjęć ukośnych) - firmy zewnętrzne
  10. Rozbudowa sieci informatycznej (serwerowni) pozyskanym sprzętem - pracownicy Wydziału Geodezji i Kartografii
  11. Uruchomienie aplikacji Sklepu w nowym środowisku i uzupełnienie dysków pozyskanymi w przetargu danymi (ortofotomapa, 3D, zdjęcia ukośne) - firma zewnętrzna
  12. Rozliczenie projektu unijnego - pracownicy Wydziału Geodezji i Kartografii

     

     Wdrożenie usługi sieciowej Internetowego sklepu geodezyjnego na przestrzeni ponad 2,5 roku spowodowało:

  1. Wymierne zmniejszenie liczby wpływających wniosków o udostępnienie danych w wersji papierowej. Tendencja ma wyraźny charakter wzrostowy. Rok 2019 - udział liczby zamówień dokonywanych przez Sklep do zamówień w wersji papierowej wyniósł ok.10 proc. Rok 2020 - udział liczby zamówień dokonywanych przez Sklep do zamówień w wersji papierowej wyniósł ok. 55 proc. Rok 2021 - udział liczby zamówień dokonywanych przez Sklep do zamówień w wersji papierowej wyniósł ok. 80 proc. do końca maja 2021.
  2. Znaczną redukcję czasu pracy w związku z brakiem konieczności przenoszenia danych z wniosku w wersji papierowej do systemu, przetwarzania wniosków do wersji elektronicznej w celu archiwizacji
  3. Znaczne usprawnienie procesu zamawiania danych zasobu po stronie naszych klientów i związane z tym korzyści oszczędności czasu i kosztów transportu, parkowania.
Analizy ewaluacyjnej dokonano na podstawie danych systemowych dotyczących liczby wniosków wpływających do organu poprzez Sklep w okresie porównawczym.

      

Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

     Koszt całości projektu:

  • oprogramowanie Internetowego sklepu geodezyjnego - 350 tys. zł brutto
  • sprzęt komputerowy - 660 tys. brutto
  • ortofotomapa, 3D, zdjęcia ukośne - 380 tys. brutto
Miasto Gliwice pokryło z własnych środków 15 proc. kosztów. 
Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją

     Wydaje się, że tego typu rozwiązanie mogłoby być integralną częścią istniejącego systemu obsługi Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego i być z nim zintegrowane. Ponadto należy zwrócić uwagę na połączenie z istniejącym już systemem informatycznym wspierającym działanie danej jednostki samorządu terytorialnego (np. EWID 2007). To zagwarantuje płynność wszystkich operacji i ich połączenie z obiegiem dokumentów, księgowością itp.

     Wdrożeniu innowacji powinna towarzyszyć akcja informacyjna skierowana do wszystkich grup odbiorców. Jej długofalowy charakter przekłada się na stały wzrost osób korzystających ze Sklepu.

     W Gliwicach kampania promocyjna obejmuje następujące elementy:

  • regularne zamieszczanie informacji o Sklepie w aktualnościach BIP oraz artykułów w MSI-Miejski Serwis Informacyjny, tak w wersji papierowej jak i elektronicznej,
  • wręczanie ulotek opisujących zalety i funkcjonalności Sklepu każdemu klientowi, który składa lub odbiera wniosek w wersji papierowej,
  • wręczanie ulotek o Sklepie przy odbiorze materiałów w wersji elektronicznej lub poprzez pocztę,
  • ulotki otrzymują zarówno klienci indywidualni, jak i instytucjonalni,
  • informacje o funkcjonalnościach Sklepu są przekazywane przy każdym kontakcie telefonicznym z klientami Wydziału.

     Inną formą promocji przy równoczesnym budowaniu pozytywnego wizerunku urzędu przyjaznego klientom może być udział w różnego typu konkursach na innowacyjne rozwiązania samorządowe, jak np. otrzymany tytuł finalisty w konkursie Innowacyjny Samorząd Serwisu Samorządowego PAP z 26.02.2020 roku.

Wraz z uruchomieniem portalu SMUP, w części poświęconej Obszarowi Usług „Geodezja i Kartografia" prezentowane są wskaźniki obrazujące kluczowe parametry ilościowe, jakościowe i w zakresie dostępności a w perspektywie czasu także kosztu jednostkowego usług geodezyjno-kartograficznych. Na te wskaźniki niewątpliwie wpłynie pozytywnie opisana inicjatywa Internetowej usługi sieciowej „Sklep Geodezyjny on-line" bowiem przyspieszy to proces udostępniania danych z Państwowego Zasobu Geodezyjno-Kartograficznego inwestorom i klientom z terenu miasta-powiatu Gliwice. Można oczekiwać, że uruchomienie sklepu i szybsze dostarczanie tych usług powinno poprawić parametry ilościowe, jakościowe i dostępności w zakresie dostarczania tej usługi, kluczowej dla procesów inwestycyjnych w kraju.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.

  


 
 Budowa Systemu Monitorowania Usług Publicznych dofinansowana przez Unię Europejską z Europejskiegi Funduszu Społedznego oraz budżetu państwa