Inicjatywa urzędu miasta w Gdyni jako organu prowadzącego szkoły i organizatora oświaty, służy poprawie zarządzania usługami oświatowymi oraz komunikacji z klientami systemu oświaty w mieście. Przykład ten pokazuje jak duże korzyści zarządcze można uzyskać dzięki efektywnemu gromadzeniu danych o prowadzonych szkołach i przedszkolach (choć nie tylko). Korzyści te mają charakter dwojaki. Z jednej strony ułatwiają sprawozdawczość wewnętrzną, wykorzystanie danych raz zebranych, z drugiej pozwalają udostępniać je klientom systemu edukacji - głównie rodzicom, odciążając przedstawicieli administracji oświatowej od udzielania odpowiedzi oraz pokazując systemowy charakter podejścia do zarządzania oświatą w mieście.

     Problem zdefiniowany przez samorząd: Urząd Miasta  Gdynia, jako organ prowadzący szkoły gromadził i przetwarzał dane o szkołach pochodzące z różnych źródeł: formalnych jak arkusze organizacyjne i bieżących jak sprawozdania gromadzone ad hoc. Wszystkie gromadzone były w sposób rozproszony.

     Dane z 98 placówek zbierano ręcznie, a ich jakość nie była zadowalająca, Brakowało usystematyzowania formatu i treści danych oraz ujednolicenia szybkiej komunikacji z dyrektorami. Taki stan rzeczy utrudniał sprawne zarządzanie oświatą, analizę bieżącej sytuacji i potrzeb placówek, spowalniał sporządzanie tematycznych raportów, zestawień.

     Sposób rozwiązania: Gdyński samorząd stworzył proste w obsłudze narzędzie do zbierania i udostępniania danych oświatowych. Swoiste „centrum informacji" o lokalnej edukacji powstało z potrzeby uporządkowania i usprawnienia zarządzania tą sferą. Narzędzie ułatwiło uporządkowanie danych, szybką ich analizę danych, kontakt z dyrektorami szkół, a także zapewniło szeroki, publiczny dostęp do wiedzy o gdyńskich szkołach.

     Do tej pory dane były rozproszone i przekazywane organowi prowadzącemu za pomocą różnych kanałów komunikacji oraz w różnej formie (arkusze organizacyjne, korespondencja mailowa, kontakty osobiste, telefoniczne, tabele excel, tabele w pliku word, txt lub w treści maila). Potrzeba lepszego zarządzania gdyńską oświatą była bezpośrednim bodźcem do stworzenia autorskiego narzędzia i wprowadzenia go w życie.

     Korzyści: Niespotykana do tej pory skala 280 wskaźników, ujętych w jednym miejscu, umożliwiła wnikliwe badanie wybranych obszarów działania oświaty. Analiza danych skróciła się z jednego tygodnia do kilku kliknięć w klawiaturę komputera.

     Zbierane dane wykorzystuje nie tylko organ prowadzący, ale również mieszkańcy Gdyni, ponieważ są dostępne na platformie www.edukacja.gdynia.pl. Sama strona internetowa ma dwie warstwy: wewnętrzną - ułatwiającą komunikację urzędu ze szkołami i zewnętrzną prezentującą dane szerokiemu otoczeniu. Warstwa publiczna

     cieszy się dużą popularnością (21.000 odsłon - kwiecień 2021) i na niej są prezentowane główne dane, natomiast wskaźniki ukazujące szkoły  cieszą się największą popularnością w listopadzie - kiedy to system jest zasilany nowymi danymi oraz wiosną, z chwilą wyboru placówek edukacyjnych.