Główny problem jaki starano się rozwiązać to zmniejszenie kosztów zakupu mediów (energii, wody) w obiektach miejskich. Przed wdrożeniem programu jednostki miejskie samodzielnie zarządzały mediami i ponosiły opłaty zgodnie z warunkami ich dostarczania, zaproponowanymi przez projektantów instalacji lub dostawców mediów. Najczęściej skutkowało to nadmiernym zużyciem i zawyżonymi kosztami mediów, wynikającymi z braku fachowej wiedzy w tym zakresie wśród administratorów obiektów. Dodatkowo skomplikowane i rozbudowane taryfy przedsiębiorstw oraz faktury znacząco utrudniały optymalizację kosztów z tytułu mediów. Zdarzały się również sytuacje, gdy inne podmioty zewnętrzne były podłączone pod wewnętrzne instalacje obiektów miejskich nie ponosząc opłat za zużywane media.

Podjęta w 2003 roku przez władze miasta decyzja o utworzeniu stanowiska Inżyniera Miejskiego, a następnie specjalistycznej komórki organizacyjnej - Biura Inżyniera Miejskiego, umożliwiła objęcie monitoringiem i działaniami zarządczymi gospodarki energetycznej i wodno-ściekowej we wszystkich obiektach gminy tj. ok. 230 obiektach i lokalach użytkowanych przez placówki oświatowe, instytucje i spółki miejskie. Szczegółowym monitoringiem i corocznym raportowaniem objęto 120 obiektów oświatowych. Program ten konsumuje jednocześnie:

- założenia i cele polityki energetycznej Unii Europejskiej, określone w pakiecie energetyczno klimatycznym 3x20,

- zapisy „Polityki energetycznej Polski do 2030 roku" w zakresie efektywności energetycznej,

- obowiązki gminy wynikające z Ustawy o efektywności energetycznej z dnia 15.04.2011 r. (Dz.U. z 2011 r. Nr 94 poz. 551),

- zalecenia normy PN-EN ISO 50001:2011 Systemy zarządzania energią -- Wymagania i zalecenia użytkowania.

Podstawowe cele programu to:

- realizacja „Założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla miasta Częstochowy" (ostatnia aktualizacja w roku 2010 r.),

- zmniejszenie zużycia energii oraz wody i kosztów z tego tytułu w obiektach użyteczności publicznej miasta oraz obciążenia środowiska przez programowe działania oraz skoordynowane obowiązki i kompetencje wydziałów Urzędu Miasta,

- rozwój zarządzania energią i środowiskiem w miejskich obiektach użyteczności publicznej,

- przygotowanie Miasta Częstochowy do pełnienia wzorcowej roli w wypełnianiu obowiązku

zmniejszenia zużycia energii w jednostkach sektora publicznego i lokacji Miasta Częstochowy w grupie przodujących miast Unii Europejskiej zaangażowanych w zrównoważone gospodarowanie energią i ochronę klimatu ziemi.

Beneficjentami programu są administratorzy miejskich jednostek użyteczności publicznej, w szczególności placówek edukacyjnych, ale także dzieci i młodzież, ponieważ w wyniku włączania ich w akcje oszczędzania mediów poszerza się ich wiedza i zmieniają nawyki przenoszone również na grunt domowy.

Realizacja programu wymagała najpierw określenia czym i jak zarządzamy. Informacje te uzyskano sporządzając szczegółową bazę danych dla ok. 230 budynków i lokali użytkowanych przez placówki, instytucje i spółki miejskie (z wyjątkiem mieszkalnych budynków komunalnych), zawierającą w szczególności następujące informacje:

1. Charakter działalności prowadzonej w obiekcie (np. oświata, kultura, urząd, ochrona zdrowia, sport i rekreacja).

2. Dane w zakresie:

- własności technicznych i energetycznych obiektu,

- informacji o użytkownikach,

- godzin pracy,

- zrealizowanych działań modernizacyjnych w zakresie poprawy gospodarki energetycznej,

- zrealizowanych działań zarządczych w zakresie optymalizacji zużyć mediów,

- komfortu energetycznego,

- informacji o pododbiorcach (np. lokale mieszkalne, punkty handlowe i usługowe),

3. Monitoring, analizę i weryfikację danych w zakresie zużyć i kosztów: ciepła sieciowego, energii elektrycznej, gazu ziemnego, innych nośników energii cieplnej oraz zużycia wody i odprowadzenia ścieków.

W pierwszej kolejności zebrano informacje dot. warunków rozliczeń za media oraz określono zużycia i koszty mediów za rok 2003, który następnie został przyjęty do porównań jako rok bazowy, czyli ten, w którym nie wystąpiły jeszcze efekty podjętych działań zarządczych. Opracowana baza danych była i jest podstawą do prowadzenia działań analitycznych i korygujących w zakresie zaopatrzenia w media wszystkich jednostek organizacyjnych gminy, takich jak:

Działania bezinwestycyjne:

- obniżka kosztów mediów poprzez optymalizację warunków umów z dostawcami mediów w zakresie doboru grup taryfowych, mocy zamówionych i innych warunków rozliczeń (pierwsze efekty działań wystąpiły począwszy od 2004 r.), analiza faktur pod względem zgodności z warunkami umów, taryfami i przepisami branżowymi oraz pomoc w uzyskaniu korekt w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości rozliczeń, wydawanie zaleceń w zakresie zmiany warunków rozliczeń oraz nadzór nad realizacją tych zaleceń,

- poprawa efektywności wykorzystania mediów na skutek działań zarządczych poprzez kształtowanie właściwych zachowań administratorów obiektów, bieżąca kontrola zużycia mediów, eliminacja nadmiernych zużyć energii i wody, regulacja i konserwacja urządzeń, prowadzenie monitoringu zużycia i kosztów mediów na podstawie faktur, pomoc w optymalizacji ustawień automatyki źródeł ciepła, doradztwo w sprawach technicznych i kontaktach z dostawcami w rozwiązywaniu bieżących problemów, inicjowanie wykorzystania nowoczesnych, energooszczędnych i ekologicznych rozwiązań w zakresie zaopatrzenia obiektów w media,

- wykonywanie corocznych szczegółowych raportów danych technicznych i energetycznych w zakresie efektywności korzystania z energii oraz wody dla 120 obiektów oświatowych.

Działania niskonakładowe realizowane na wniosek Biura:

- wymiana żarówek na świetlówki kompaktowe i opraw świetlówkowych na energooszczędne, wymiana urządzeń elektrycznych na energooszczędne, montaż urządzeń do kompensacji mocy biernej,

uszczelnienie instalacji wodociągowej, montaż zaworów termostatycznych, montaż automatyki w źródłach ciepła i jej właściwa regulacja,

- wykonanie audytów energetycznych (w roku 2008 dla 12 obiektów).

Na obniżenie zużycia energii wpłynęły również zrealizowane działania inwestycyjne:

- w latach 2004-2010 w 14 obiektach oświatowych została przeprowadzona termomodernizacja obejmująca również modernizację źródeł ciepła,

- w 2004 roku przy wykorzystaniu formuły ESCO wykonano modernizację węzłów cieplnych

w 22 obiektach oraz wymianę kotłowni na paliwa stałe na kotłownie olejowe w 2 obiektach,

- w 2007 roku firma Fortum wykonała na rzecz gminy zadania w zakresie poprawy zaopatrzenia w ciepło w 23 obiektach (przebudowa węzłów cieplnych w 19 obiektach oraz budowa zautomatyzowanych kotłowni na ekogroszek w 4 obiektach).

Pomocny w wyborze obiektów do termomodernizacji jest opracowany w 2009 roku Lokalny Plan Działań dotyczący efektywności energetycznej dla miasta Częstochowy (CEEAP) 2009. Plan ten ma charakter pilotażowy i wpisuje się w Krajowy Plan Działań dotyczący efektywności energetycznej (EEAP) 2007. Jego celem jest określenie obszarów, w których możliwe jest uzyskanie ograniczenia zużycia energii ze szczególnym uwzględnieniem gminnych obiektów użyteczności publicznej.

Dokument ten jest jednym z elementów służących do realizacji celu: „Częstochowa miastem

zrównoważonej energii".

Do 2007 roku dane z faktur były pozyskiwane bezpośrednio od dostawców mediów, od stycznia 2007 roku dane dot. zużycia i kosztów mediów oraz warunków rozliczeń pozyskiwane są bezpośrednio z poszczególnych jednostek organizacyjnych. Umożliwia to bieżącą kontrolę efektywnego korzystania z mediów oraz prawidłowości prowadzonych rozliczeń. Włączenie administratorów obiektów w proces pozyskiwania danych posiada walory edukacyjne, a także pomaga uświadomić zasadność bieżącej analizy zużycia i kosztów mediów oraz konieczność podejmowania działań w celu ich racjonalizacji.

W celu usprawnienia procesu zarządzania mediami w 2010 roku wdrożono internetowy System Monitoringu Mediów do gromadzenia danych z faktur za media oraz danych technicznych i energetycznych obiektów. Dane z faktur są bezpośrednio wprowadzane do systemu przez administratorów obiektów. Przeprowadzono szkolenia administratorów obiektów komunalnych. System został rozbudowywany o moduły analiz, ankietowania placówek i generowania rocznych raportów danych technicznych i energetycznych dla poszczególnych obiektów.

Opracowana baza danych była i jest podstawą do prowadzenia działań analitycznych i korygujących w zakresie zaopatrzenia w media wszystkich jednostek organizacyjnych gminy. Prowadzony od 2003 roku monitoring zużycia mediów sieciowych, między innymi energii elektrycznej stanowi dobrą bazę do przygotowana materiałów przetargowych, w celu skorzystania z wolnego rynku energii elektrycznej.

Częstochowa od 2009 roku kupuje energię elektryczną na wolnym rynku. Postępowaniem na rok 2012 objęto 4 wydziały Urzędu Miasta Częstochowy, 131 jednostek podległych (w tym dla 68 była to pierwsza zmiana sprzedawcy) i Miejski Zarządu Dróg i Transportu. Wolumen energii objęty przetargiem wyniósł 33,55 GWh.

Realizowane działania przynoszą poprawę komfortu użytkowania pomieszczeń oraz obniżenie obciążeń dla środowiska (efekt ekologiczny). Korzyści ekonomiczne i ekologiczne, wynikające z podjętych działań zmierzających w kierunku ograniczenia zużycia mediów, pozytywnie wpływają głównie na budżet jednostek użyteczności publicznej. Szczególnie widoczne jest to w przypadku placówek edukacyjnych, które mogą środki finansowe zaoszczędzone na energii elektrycznej, cieple, gazie lub wodzie przeznaczyć na inne cele, ściśle związane z nauczaniem, np. pomoce naukowe. Biuro Inżyniera Miejskiego rozpoczynając realizację programu, wpłynęło w pierwszej kolejności na zmianę mentalności, zachowań i przyzwyczajeń administratorów miejskich jednostek, którzy następnie poprzez proponowane przez Biuro akcje edukacyjne, upowszechniali wśród uczniów wiedzę na temat

oszczędzania energii i zachowania proekologiczne. Te eko-korzyści dla beneficjentów programu najlepiej świadczą o jego dużym wpływie na zrównoważony rozwój miasta.

Efekty działań zarządczych i inwestycyjnych szczegółowo monitorowane i raportowane są dla grupy 120 obiektów oświatowych. Łączne oszczędności w zużyciu mediów dla tej grupy w roku 2011 wyniosły:

- łączne zużycie paliw i energii wyniosło 50 670 MWh i było mniejsze o 21 972 MWh (30,2%) w porównaniu do roku 2003,

- emisja CO2 wyniosła 23 107 ton i była mniejsza o 9 068 ton (28,2%) w porównaniu do roku 2003,

- zużycie wody wyniosło 131 088 m3 i było mniejsze o 70 591 m3(35%) w porównaniu do roku 2003.

Efektywność wykorzystania mediów energetycznych oceniono na podstawie wartości jednostkowych wskaźników zużycia mediów energetycznych na 1 m2 powierzchni ogrzewanej obiektu, natomiast w przypadku wody - na 1 ucznia:

- jednostkowe średnie zużycie paliw i energii zmniejszyło się z 233 kWh/m2 w roku 2003 do 161 kWh/m2 w roku 2011, czyli o 31%,

- jednostkowe średnie zużycie wody zmniejszyło się z 3,78 m3 na osobę w roku 2003 do 3,22 m3 na osobę w roku 2011, czyli o 15%.

Łączne efekty działań za lata 2004-2011 dla tych obiektów wynoszą:

- ograniczenie zużycia energii o 130 GWh,

- ograniczenie emisji CO2 o 55 tys. ton,

- ograniczenie zużycia wody o 464 tys. m3.

Realizacja programu umożliwiła ograniczenie zużycia energii o ok. 30% oraz emisji CO2 o ok. 28%, to jest znacznie powyżej celów określonych w pakiecie energetyczno-klimatyczym 3x20.

Na realizacje programu poniesiono:

Jednorazowe koszty związane z opracowaniem i budową systemu

Jednorazowy wkład własny miasta z tytułu przystąpienia w 2003 roku do programu operacyjnego prowadzonego przez Fundację na rzecz Efektywności Energetycznej w Katowicach wyniósł ok. 6 tys. zł. Należy podkreślić, że spośród kilkunastu gmin uczestniczących pierwotnie w programie, jedynie Częstochowa nadal ten program kontynuuje.

Operacyjne koszty związane z funkcjonowaniem rozwiązania

W Biurze Inżyniera Miejskiego zatrudnionych jest trzech specjalistów. Poza realizacją programu zajmują się oni m.in. koordynowaniem działań związanych z zaopatrzeniem odbiorców na terenie miasta w media sieciowe, przygotowaniem i realizacją programów poprawiających efektywność wykorzystania mediów, współpracą z innymi organizacjami i instytucjami w tym zakresie, korzystaniem z wolnego rynku energii, współpracą z dostawcami mediów w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa energetycznego miasta.

Przedstawiona praktyka nie ma wpływu na problem nierównego traktowania kobiet i mężczyzn. Wręcz przeciwnie promuje zrównoważone podejście do obu płci. W jednostkach oświatowych które obejmuje projekt jest zatrudnionych więcej kobiet niż mężczyzn.

- Rozwój potencjału intelektualnego miasta oraz wzrost poziomu i jakości życia mieszkańców

- Wzrost jakości życia w mieście (stan środowiska naturalnego, poziom i jakość usług medycznych i usług edukacyjnych, poziom bezpieczeństwa publicznego)

- Ochrona wszystkich elementów środowiska naturalnego zgodnie z zasadami trwałego rozwoju zrównoważonego.

Realizowane działania są zgodne z założeniami polityki energetycznej Częstochowy, które są zbieżne z kierunkami działań określonymi w dokumencie „Polityka energetyczna Polski do 2030 roku". Są to:

- zapewnienie właściwego zaopatrzenia w media energetyczne odbiorców na terenie miasta przy właściwym stopniu bezpieczeństwa dostaw energii,

- poprawa efektywności energetycznej w obiektach miejskich.

Opisane podejście może być replikowane przez wszystkie jednostki samorządu terytorialnego, Jednostka w zależności od wielkości powinna utworzyć stanowisko (lub zespół) do realizacji podobnego programu dla własnych obiektów. Można też rozpocząć działania od uczestnictwa w projekcie związanym z efektywnością energetyczną w obiektach, w ramach oferty projektów proponowanych przez organizacje pozarządowe,

Na początku pojawić się mogą trudności w rzetelnej inwentaryzacji danych techniczno-energetycznych i warunków rozliczeń. Kłopot może stanowić brak odpowiedniego narzędzia informatycznego do gromadzenia danych. Można korzystać z własnych arkuszy kalkulacyjnych lub wykorzystać dedykowane rozwiązanie z dostępnych, oferowanych na rynku. Niezbędne jest przeprowadzenie odpowiedniego szkolenia wśród administratorów oraz zaangażowanie ich w proces monitoringu i zarządzania mediami. Należy też udzielać wsparcia jednostkom w kontaktach z dostawcami mediów i monitorować realizację ewentualnych zaleconych zmian warunków rozliczeń.

Raportowanie zużyć i kosztów najlepiej przeprowadzać w kolejnych latach kalendarzowych, przyjmując za rok bazowy ten, w którym nie wystąpiły jeszcze efekty podjętych działań. W przypadku obiektów edukacyjnych stwarza to jednak pewne

trudności w określeniu prawidłowej liczby uczniów w danym roku.