W styczniu 2005 roku utworzono w Gdańskim Zarządzie Nieruchomości Komunalnych Biuro Zamiany Mieszkań. Ta odrębna komórka organizacyjna została zlokalizowana w obiekcie, który posiada bardzo dogodne położenie - znajduje się w pobliżu przebiegu większości linii komunikacji miejskiej tramwajowej i autobusowej. Posiada też odpowiednią ilość pomieszczeń, w których przygotowano samodzielne stanowiska pracy, a potencjalnym klientom stworzono warunki do ochrony ich prywatności, szczególnie przy rozpatrywaniu tzw. trudnych wniosków. Usytuowanie stanowisk obsługi klienta na parterze umożliwia łatwy dostęp dla osób niepełnosprawnych i starszych, mających trudności w poruszaniu się. W obiekcie wydzielono również pomieszczenia sanitarne dla osób niepełnosprawnych.

Odrębna lokalizacja siedziby Biura, poza lokalizacją zasadniczą jednostki organizacyjnej, daje znacznie większą gwarancję na pozytywny odbiór społeczny, a także poszerza dostęp dla potencjalnych klientów. Pracownicy Zakładu, wytypowani do pracy w Biurze Zamiany Mieszkań, zostali skierowani na kurs pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, aby podnieść swoje kwalifikacje. Na stanowiskach wykonawczych są zatrudnione osoby z wyższym wykształceniem prawniczym lub administracyjnym. Minimalny poziom wykształcenia to średnie ogólnokształcące lub ekonomiczne. Osoby posiadające średnie wykształcenie udokumentowały, że mają co najmniej trzy lata praktyki na podobnym stanowisku pracy. Osoby, mające ukończone studium policealne, dodatkowo specjalizowały się w zakresie psychologii i socjologii.Ważnym elementem tego systemu zamiany mieszkań była jego odpowiednia promocja wśród mieszkańców. Przy pomocy informacji zamieszczonych na tablicach ogłoszeń w siedzibach komórek organizacyjnych Zakładu, dużej akcji ulotkowej realizowanej przez administratorów, atrakcyjnej prezentacji na stronie internetowej oraz ogłoszeń w prasie rozpropagowano możliwość zamiany mieszkania komunalnego na inne. Aby poznać opinię tych, do których ten system jest skierowany, przeprowadzono bezpośrednie badanie w środowisku najemców lokali komunalnych, które dało odpowiedź na pytanie, czy zaproponowane rozwiązania satysfakcjonują przyszłych klientów Biura. Częściową odpowiedź na to pytanie uzyskano przeprowadzając, w połączeniu z akcją ulotkową, anonimową ankietę w najbardziej „zagrożonych" rejonach miasta, co pozwoliło na poznanie nastrojów w takich miejscach, gdzie najtrudniej ten system realizować.

Szeroki zakres działań promocyjnych realizowano nie tylko za pośrednictwem konferencji prasowych czy wywiadów w środkach masowego przekazu, a także dzięki nawiązaniu współpracy z instytucjami zewnętrznymi, takimi jak spółdzielnie mieszkaniowe, towarzystwa budownictwa społecznego, banki. Zasadniczym przekazem promocyjnym było pokazanie, że wdrażany system zamiany mieszkania, jest jednym ze sposobów poprawy sytuacji społeczno-ekonomicznej mieszkańców miasta.

Na potrzeby Biura Zamiany Mieszkań opracowano specjalny program informatyczny, który zawiera szczegółowe dane dotyczące lokali, zgodne, co do formy i zakresu, z danymi uzyskanymi podczas procesu inwentaryzacji zasobu mieszkaniowego gminy i pozwalające na wyczerpujące zaprezentowanie oferty. Pełna integracja z oprogramowaniem finansowym zakładu, umożliwia śledzenie przepływu środków pieniężnych związanych z zamianami. Program zawierający oferty udostępniony jest na stronie internetowej Zakładu. Utworzona wyszukiwarka ofert ułatwia korzystanie i poszerza znacznie grono klientów. Oprogramowanie, oprócz przechowywania w bazie ofert oraz danych opisujących dany lokal, wspomaga proces kojarzenia ofert, dzięki możliwości zdefiniowania przez klienta odpowiednich parametrów oraz umożliwieniu drukowania niezbędnych dokumentów.

Uruchomienie Biura Zamiany Mieszkań spotkało się z bardzo pozytywnym odbiorem, przede wszystkim wśród grupy zadłużonych najemców, którzy złożyli 70% wniosków o zamianę mieszkania z wszystkich ofert znajdujących się w bazie.

Właściciele małych lokali mieszkalnych, zainteresowani zamianą na większe komunalne, przekazują lokale gotowe do zamieszkania, spłacając jednocześnie za najemcę-dłużnika, jego zaległe zobowiązania. Taka sytuacja jest dla miasta bardzo korzystna, ponieważ konsekwencją zamiany na lokal komunalny jest zazwyczaj wykup od gminy zamienionego mieszkania.

System zamiany mieszkań, skierowany do znajdującego się w trudnej sytuacji najemcy lokalu komunalnego, stanowi dodatkowy instrument, którym gmina pomaga swoim mieszkańcom wyjść z zadłużenia. Dostosowanie wielkości mieszkania do możliwości finansowych najemcy pozwala racjonalnie gospodarować gminnym zasobem mieszkaniowym.

Należy prowadzić stały nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem wdrożonego programu zamiany mieszkań i aktualizować prezentowane oferty. Ważne jest zaplanowanie środków na wynagrodzenia i przygotowanie stanowisk pracy, a także szkolenie pracowników z zakresu obrotu nieruchomościami.